Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos

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índice da postagem:

Protocolo:

Definição: Centralizado e descentralizado

Recebimento

Distribuição

Tramitação

Expedição de documentos

 

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

 

Protocolo:

Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.

O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.

Pode ser: Centralizado e Descentralizado

Centralização

Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.

Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

  • treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;
  • maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos;
  • nítida delimitação de responsabilidades;
  • constituição de conjuntos arquivísticos mais completos;
  • redução dos custos operacionais;

Descentralização

Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.

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O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção, Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções.

Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema, deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.

Para saber mais: Protocolo: centralizado e descentralizado

Fonte: Arquivologia em Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

 

Vamos analisar agora as atividades do protocolo:

Recebimento:

Continua na parte 2

 

Sobre Gestão de documentos:

Classificação de documentos de arquivo.

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Arquivologia para concursos 2018 

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6 comentários

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  1. Bom, eu comecei a estudar arquivologia há pouco tempo. No edital está escrito assim: “Serviços e rotinas de protocolo, expedição e arquivo.”. O que exatamente tenho que estudar? Desde já, muito obrigado.

    1. Oi Felipe, tudo bem?
      Acredito que esta postagem explica tudo sobre este assunto, pois nela esta toda as rotinas do protocolo. Não sou especialista na matéria, mas sempre que vou montar as postagens verifico o que tem de melhor na internet.
      Espero ter te ajudado
      Abraços

  2. Parabéns!!!! estou aproveitando muito!! descobri o seu blog agora estarei sempre estudando por ele.

    1. Oi Najila muito obrigado pelo comentário e cadastra seu e-mail no site para receber as atualizações.
      Fico muito feliz pelo site estar atendendo suas expectativas.
      abraços

    • Alcides Pereira Leiet Filho em 07/04/2018 às 7:46 pm
    • Responder

    Porquê vocês não simplificam o processo, já que vocês tanto falam disso, colocando um pequeno quadrinho chamado “Imprimir” ???

    Agradeço,

    Prof. Adm. Alcides Leit

    1. Oi Alcides no final de cada postagem tem um botão para você imprimir, mas ele imprimi igual ao navegador. Este tipo de impressão é padrão do wordpress. existem Plugins que fazem isso, mas por questão de segurança tenho que analisar bem. Obrigado pela sugestão, mas por enquanto sugiro que você copie o texto e cole no word para poder imprimir somente o que deseja
      Abraços e espero ter ajudado

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