O gerenciamento da informação e a Gestão de documentos

O gerenciamento da informação e a Gestão de documentos

Gerenciamento da informação e a gestão de documentos

O  gerenciamento da informação  e  a  gestão de documentos  englobam um conjunto  de métodos  e  técnicas  arquivísticas, durante  o ciclo  vital dos  documentos, voltadas para o planejamento, classificação, organização,  controle, tramitação, avaliação,  conservação,  coordenação  de recursos  humanos,  materiais  e  operacionais. Assim,  o  gerenciamento  da informação e a gestão de documentos abarcam todas as rotinas da documentação, desde a  sua produção até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento).

A lei 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos, define em seu art. 3º que:

Art.  3º  Considera-­se  gestão  de documentos  o  conjunto  de procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  à  sua  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  em fase corrente  e  intermediária, visando a  sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Dessa forma, com a reunião de todos os aspectos  supracitados, a gestão de documentos  busca  a  eficiência da atividade arquivística para  atingir seus  objetivos  de  organização, conservação e acesso à informação, cumprindo,  assim,  o  disposto  no §2º  do art.  216 da  Constituição da  República Federativa do Brasil (CRFB), que  expressa:  “Cabem à  administração pública, na  forma  da lei,  a  gestão  da documentação  governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

Este texto foi retirado da apostila abaixo que foi desenvolvida por Wagner Leandro Rabello Junior é graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal  do Estado do Rio  de Janeiro  (UNIRIO) e pós­graduando em Administração  Pública  pela  Fundação  Getúlio  Vargas  (FGV)

Tem esta apostila que aprofunda mais: O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

Abaixo tem mais uma complementação que ajudará muito:

Gestão de documentos

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Este post aborda os principais aspectos, teóricos e práticos, que devem ser levados em consideração na implantação da gestão de documentos e os desafios que as instituições brasileiras, públicas ou privadas, ainda precisam enfrentar para gerenciar e preservar seus acervos documentais.

Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada, apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico, histórico e cultural.Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório.É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada.Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra oParaguai no século 19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades burocráticas, administrativas ou legais.

 

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

 

A não intencionalidade e as contingências na produção dos documentos, a ampla burocratização e o uso massivo de tecnologias de reprodução, assim como o crescente interesse na preservação da memória, levaram a uma definição arquivística dos ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe são relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se apresentam três fases da vida do documento:

o primeiro ciclo, denominado corrente,corresponde ao valor administrativo; o segundo ciclo, denominado intermediário, corresponde ao valor probatório e/ou legal do documento e o último ciclo, denominado permanente, quando o valor histórico e científico se sobrepõe ao demais valores.

Caso não se reconheça esse valor permanente, o conjunto documental será eliminado.

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Não há um único método válido para arquivar documentos.Na prática, inclusive, faz-se uso da combinação de um ou mais métodos. Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto, deve atender às necessidades da empresa, suas características e prioridades.

O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os cuidados de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento,quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar ao método e efetivamente implantá-lo pois a organização dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produção dos documentos, assim como a responsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionários.Cabe ainda salientar que o método de classificação de documentos adotado, ou a combinação de um ou mais métodos, deve ser registrado detalhadamente pelo arquivista ouresponsável pela gestão de documentos para que no caso de mudanças no quadro de pessoal, por exemplo, possa se dar continuidade ao trabalho ou, se for o caso de transformações institucionais, possa se fazer as alterações necessárias.Essas definições e conceitos construídos pela Arquivologia aparentemente são simples e claros e nos ajudam a definir o que é documento de arquivo, como avaliar o seu valor e, portanto, sua temporalidade. Mas na prática surgem questões como: por quê é tão difícil,principalmente nos arquivos das empresas públicas, encontrar as informações que se necessita a qualquer tempo e rapidamente? O quê fazer com o grande volume de massa documental que tende a se acumular de forma desorganizada dificultando o acesso às informações ali existentes?

Estas informações foram retiradas de uma apostila da internet produzida por:

ARQUIVOS, GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÃO

Cynthia Roncaglio, Mestre Doutoranda em Meio Ambiente e Desenvolvimento – UFPR

Décio Roberto Szvarça, Mestre

Silvana de Fátima Bojanoski, Especialista

Consultores do Centro de Integração e Tecnologia do Paraná – CITPAR

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