Correspondência oficial – PARTE 1

Correspondência oficial – PARTE 1

 

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Bons estudos!

 Correspondência oficial.

1 Adequação da linguagem ao tipo de documento.

2 Adequação do formato do texto ao gênero.

REDAÇÃO OFICIAL

A redação oficial é caracterizada pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

Esses mesmos princípios aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.

1. A Impessoalidade:

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:

a) da ausência de impressões individuais de quem comunica;

b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades:

c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado:

A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade.

2. A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais:

A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade.

Por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que:

a) se observam as regras da gramática formal e

b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.

3. Formalidade e Padronização:

A formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.

A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.

4. Concisão e Clareza:

Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem:

a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;

b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;

c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;

d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam.

5. Pronomes de Tratamento:

O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso consagrado:

Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo: Presidente da República / Vice-Presidente da República / Ministros de Estado / Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal / Oficiais-Generais das Forças Armadas / Embaixadores / Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial / Secretários de Estado dos Governos Estaduais / Prefeitos Municipais.

b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores / Ministros do Tribunal de Contas da União / Deputados Estaduais e Distritais / Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais / Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores / Membros de Tribunais / Juízes / Auditores da Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, / Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, / Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, / Senhor Juiz, / Senhor Ministro, / Senhor Governador.

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o Senhor

Fulano de Tal

Secretário de Estado da Saúde

00000-000 – Natal. RN

A Sua Excelência o Senhor

Fulano de Tal

Juiz de Direito da 10ª Vara Cível

Rua ABC, nº 123

01010-000 – Natal. RN

A Sua Excelência o Senhor

Deputado Fulano de Tal

Assembléia Legislativa

00000-000 – Natal. RN

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal,

(…)

No envelope, deve constar do endereçamento:

Ao Senhor

Fulano de Tal

Rua ABC, nº 123

12345-000 – Natal. RN

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:

Magnífico Reitor,

(…)

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:

Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:

Santíssimo Padre,

(…)

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou

Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,

(…)

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

6. Fechos para Comunicações:

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. A legislação federal estabeleceu o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.

7. Identificação do Signatário:

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)

NOME

Chefe de Gabinete do Tribunal de Contas

(espaço para assinatura)

NOME

Secretário de Estado da Tributação

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

NORMAS GERAIS DE ELABORAÇÃO:

Ao se elaborar uma correspondência deverão ser observadas as seguintes regras:

− utilizar as espécies documentais, de acordo com as finalidades expostas nas estruturas dos modelos adiante expostos;

− utilizar os pronomes de tratamento, os vocativos, os destinatários e os endereçamentos corretamente;

− utilizar a fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

− para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

− é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página.

No caso de Comunicação Interna, o destinatário deverá ser identificado pelo cargo, não necessitando do nome de seu ocupante. Exceção para casos em que existir um mesmo cargo para vários ocupantes, sendo necessário, então, um vocativo composto pelo cargo e pelo nome do destinatário em questão.

Exemplo:

Ao Senhor Assessor

José Amaral

Quando um documento estiver respondendo à solicitação de um outro documento, fazer referência à espécie, ao número e à data ao qual este se refere.

O assunto que motivou a comunicação deve ser introduzido no primeiro parágrafo, seguido do detalhamento e conclusão. Se contiver mais de uma idéia deve-se tratar dos diferentes assuntos em parágrafos distintos.

A referência ao ano do documento deverá ser feita após a espécie e número do expediente, seguido de sigla do órgão que o expede.

CERTO: Ofício nº 23/2005-DAI/TCE

ERRADO: Ofício nº 23/TCE/DAI-2005

Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige à comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa.

Exemplos:

  • Vossa Senhoria nomeará o substituto.
  • Vossa Excelência conhece o assunto.

Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa…vosso…”).

Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se o interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”; se for mulher,”Vossa Excelência está atarefada”.

SIGLAS E ACRÔNIMOS:

Sigla é a representação de um nome por meio de suas iniciais – Exemplos: INSS. Apesar de obedecer às mesmas regras dispostas para as siglas, os acrônimos são distintos delas, ou seja, são palavras formadas das primeiras letras ou de sílabas de outras palavras – Exemplos: Bradesco;

  • em geral não se coloca ponto nas siglas;
  • grafam-se em caixa alta as compostas apenas de consoante: FGTS;
  • grafam-se em caixa alta as siglas que, apesar de compostas de consoante e de vogal, são pronunciadas mediante a acentuação das letras: IPTU, IPVA, DOU;
  • grafam-se em caixa alta e em caixa baixa os compostos de mais de três letras (vogais e consoantes) que formam palavra: Bandern, Cohab, Ibama, Ipea, Embrapa.

Siglas e acrônimos devem vir precedidos de respectivo significado e de travessão em sua primeira ocorrência no texto (Exemplos: Diário Oficial do Estado – DOE). Continua na parte 2

Redação de Correspondência oficial (conforme Manual de Redação da Presidência da República):

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