Correspondência oficial – PARTE 3

Correspondência oficial – PARTE 3

O Padrão Ofício:

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Para uniformizá-los, adotou-se uma diagramação única, que segue o padrão ofício.

Partes do documento no Padrão Ofício:

O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:

Exemplos:

Mem. 123/2002-TCE Aviso 123/2002-TCE Of. 123/2002-SG/TCE

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:

Exemplo:

Brasília, 15 de março de 1991.

c) assunto: resumo do teor do documento

Exemplos:

Assunto: Produtividade do órgão em 2002.

Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;

– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:

– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:

“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”

ou

“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”

– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

f) fecho;

g) assinatura do autor da comunicação; e

h) identificação do signatário.

Forma de diagramação:

Os documentos do Padrão Ofícial devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;

f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;

g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;

n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;

o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

Exemplos: “Of. 123 – relatório produtividade ano 2002”

Aviso e Ofício:

Definição e Finalidade

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República

Senhora Ministra

Senhor Chefe de Gabinete

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

– nome do órgão ou setor;

– endereço postal;

– telefone e endereço de correio eletrônico.

Memorando:

Definição e Finalidade

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

Redação:

A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

No caso da redação oficial, quem comunica é sempre a Administração Pública; o que e comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão ou entidade que comunica; o destinatário dessa comunicação é o público, o conjunto de cidadãos, ou outro órgão ou entidade pública. A redação oficial deve ser isenta de interferência da individualidade de quem a elabora.

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecerem a certas regras de forma. A clareza do texto, possibilitando imediata compreensão pelo leitor, o uso de papéis uniformes e a correta diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo um máximo de informações com um mínimo de palavras.

Identidade visual:

Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais deverão possuir a logomarca da TCE conforme disposto na Resolução nº 19, de 18 de maio de 2001, ou com norma que a suceder.

Logomarca, é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

Artigos:

Na numeração de artigos em leis, decretos, portarias e outros textos legais, proceder-se-á da forma como se segue:

Do artigo primeiro até o artigo nono, usa-se o numeral ordinal, ou seja 1º, 2º, 3º até o 9°, precedido da forma abreviada de artigo – “Art.”.

Exemplo:

“Art. 1º, Art. 2º, Art. 3º…. Art. 9º “.

Do artigo dez (inclusive) em diante, usa-se numeral cardinal, ou seja 10, 11, 12, 13 etc, precedido da forma abreviada de Artigo – “Art.”, e o numeral cardinal acompanhado de ponto – “.”

Exemplo:

“Art. 10.”, “Art. 11.”, “Art. 99.”, “Art. 150.” etc.

A indicação de artigo será separada do texto por dois espaços em branco, sem traços ou outros sinais.

Exemplo:

Art. 1º Ao (nome do órgão) compete…

O texto de um artigo inicia-se sempre por letra maiúscula e termina com ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando deverá terminar por dois-pontos.

Em remissões a outros artigos do texto normativo, deve-se empregar a forma abreviada “art.” seguida do número correspondente.

Exemplo:

“… o art. 8º, no art. 15…”.

Quando o número for substituído por um adjetivo (anterior, seguinte etc), a palavra artigo deverá ser grafada por extenso.

Exemplo:

“… no artigo anterior…”

O agrupamento de artigos poderá constituir Subseções; o de Subseções, a Seção; o de Seções, o Capítulo; o de Capítulos, o Título; o de Títulos, o Livro; o de Livros a Parte.

Podem também ser subdivididos em “Disposições Preliminares”, “Disposições Gerais”, “Disposições Finais” e “Disposições Transitórias”.

As Subseções e Seções serão identificadas em algarismos romanos, grafadas em letras minúsculas e em negrito.

Os Capítulos, os Títulos, os Livros e as Partes serão gravados em letras maiúsculas e identificados por algarismos romanos. As Partes poderão desdobrar-se em Parte Geral e Parte Especial, ou em parte expressas em numeral ordinal, por extenso.

O artigo desdobra-se em parágrafos ou em incisos.

Parágrafos:

O parágrafo constitui a imediata divisão de um artigo, em que se explica ou modifica a disposição principal.

Quando um artigo contiver mais de um parágrafo, estes serão designados pelo símbolo §, seguido de numeração ordinal até o nono parágrafo, inclusive.

Exemplo:

“§ 1º , § 2º, …..§ 9º…

A partir do parágrafo de número 10 (inclusive), usa-se o símbolo §, seguido de numeração cardinal e de ponto.

Exemplo:

“§ 10., § 11.” etc.

Se houver apenas um parágrafo deve-se grafá-lo como “Parágrafo único” e não “§ único”, seguido de ponto e separado do texto normativo por 2 espaços em branco.

Nas referências “Parágrafo único”, “Parágrafo anterior”, “Parágrafo seguinte” e semelhantes, a grafia é por extenso. O texto dos parágrafos inicia-se com maiúscula e encerra-se com ponto, salvo se for desdobrado em incisos, caso em que deverá findar por dois-pontos.

Os parágrafos desdobram-se em incisos.

Incisos:

O inciso é utilizado como elemento discriminativo de artigo, se o assunto nele tratado não puder ser condensado no próprio artigo ou se mostrar adequado a constituir parágrafo.

O inciso serve para divisão imediata do artigo ou do parágrafo.

Os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos, seguidos de hífen, o qual é separado do algarismo e do texto por um espaço em branco, e iniciados por letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio.

Ao final os incisos são pontuados com ponto-e-vírgula exceto o último, que se encerra em ponto, e aquele que contiver desdobramento em alíneas, encerra-se por dois-pontos.

Os incisos desdobram-se em alíneas.

As alíneas (ou letras) são os desdobramentos dos incisos e deverão ser grafadas com a letra minúscula seguindo o alfabeto e acompanhada de parêntese, separado do texto por um espaço em branco.

Exemplo: “a), b)” etc.

Quando houver necessidade de desdobramento de alíneas em itens, estes deverão ser grafados em algarismos arábicos, seguidos de ponto e separados do texto por um espaço em branco.

O texto dos itens inicia-se por letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina em ponto-e-vírgula, dois pontos, quando se desdobrar em itens, salvo o último, que se encerra por ponto.

Exemplo:

a) Representação do Ministério do……. tem a seguinte estrutura:

1. serviço de Planejamento e Desenvolvimento de Programas Educacionais;

2. serviço de Análise, Registro e Apoio Técnico;

3. serviço de Administração.

b) etc.

As alíneas se desdobram em itens.

O texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina com ponto-e-vírgula ou ponto, caso seja o último e anteceda artigo ou parágrafo.

Nas seqüências de incisos, alíneas ou itens, o penúltimo elemento será pontuado com ponto e vírgula, seguido da conjunção “e”, quando de caráter cumulativo, ou da conjunção “ou”, se a seqüência for disjuntiva.

Utiliza-se um espaço simples entre capítulos, seções, artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens.

Quaisquer referências a números e percentuais feitas no texto, devem ser grafadas por extenso (trinta, quinze, zero, vírgula zero, vinte e dois por cento), exceto data, número de ato normativo e em casos em que houver prejuízo para a compreensão do texto.

Encaminhamento:

Os atos que forem encaminhados para publicação no Diário Oficial da União – DOU deverão obedecer aos critérios estabelecidos pela Imprensa Nacional – IN, por meio da Portaria nº 310, de 16 de dezembro de 2002, ou pela legislação que a suceder.

Os projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo Federal devem obedecer aos critérios estabelecidos pelo Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002 ou pela legislação que o suceder.

Apostila:

Apostila é a averbação, feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias pessoais (nomeação, promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade e aposentadoria), para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto original (erro na grafia de nomes próprios, lapso na especificação de datas etc.), desde que essa correção não venha a alterar a substância do ato já publicado. Deve ser publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno e quando se tratar de ato referente a Ministro de Estado, também no Diário Oficial.

Tratando-se de erro material em decreto pessoal, a apostila deve ser feita pelo Ministro de Estado que o propôs. Se o lapso houver ocorrido em portaria pessoal, a correção por apostilamento estará a cargo do Ministro ou Secretário signatário da portaria. Nos dois casos, a apostila deve ser sempre publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno e, quando se tratar de ato referente a Ministro de Estado, também no Diário Oficial da União.

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Redação de Correspondência oficial (conforme Manual de Redação da Presidência da República):

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