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Noções de documentação e arquivo

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Noções de documentação e arquivo

DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOS

Para você que trabalha com diferentes documentos de um setor de serviços, é importante rever alguns conhecimentos básicos sobre documentos, documentação e a função social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade é expor sobre os temas documentação, documentos e arquivo.

Documentos

Os documentos norteiam nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presença e nossas ações no mundo. Vejamos esta trajetória: uma pessoa comum, ao longo de sua vida, é possuidora de Registro de nascimento, Cartão de vacinação, Ficha individual escolar, Boletim escolar, Histórico escolar, Identidade, Certidão de casamento, etc.

As instituições, públicas ou privadas, são produtoras, receptoras e, além disso, preservam e guardam grande quantidade de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de existir, mas outros são preservados como memória viva: documentos administrativos e históricos estão arquivados em lugares próprios para isso, tais como: instituições privadas ou públicas, centros de documentação, bibliotecas, etc.

Entendemos por documento, conforme o Dicionário Houaiss Eletrônico, qualquer escrito que possa esclarecer determinado fato ou objeto de valor documental, como construções, peças, papéis, filmes, fotografia, entre outros.

E, ainda, algo que instrua, prove ou comprove cientificamente algum acontecimento.

Cada documento que utilizamos, em um contexto específico, tem uma função social peculiar, isto é, tem uma finalidade, um motivo de existência.

Para que seja mais fácil o acesso a eles, documentos especializados são produzidos e normatizados, registrando fatos e conhecimentos conforme sua função social. Desse processo, surge a documentação que constitui o conjunto de métodos que tem como objetivo a produção, a sistematização, a distribuição e a utilização de documentos.

Quanto à finalidade da documentação, vamos ler o que João Bosco Medeiros e Sonia Hernandes têm a dizer:

“Em sentido amplo, a documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia, a finalidade da documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de como é utilizada.”

(MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. São Paulo: Atlas, 2004. p. 211.)

Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informações peculiares estão registradas em gêneros (documentos) específicos: livros-ata, históricos escolares, diários de classe, memorandos, requerimentos, ofícios, projeto político-pedagógico da escola, atas de conselho de classe, etc. Tais documentos organizam e regulam o trabalho de um contexto em relação ao processo de produção, distribuição e utilização desses documentos. Por meio desse processo organiza-se e registrasse a vida escolar do aluno, escrevendo páginas e páginas da história de uma escola, cidade, Estado ou país, enfim, da sua educação.

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Arquivo

Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos guardá-los de alguma forma, visto que neles se encontram informações preciosas.

Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Vamos ler o que as informações do Dicionário Houaiss nos diz sobre arquivo:

  1. Conjunto de documentos manuscritos, gráficos, fotográficos, etc., produzidos, recebidos e acumulados no decurso das atividades, de uma entidade pública ou privados.

Inicialmente, como instrumentos de trabalho e posteriormente conservados como prova e evidência do passado, para fins de direito dessa entidade ou terceiros, ou ainda para fins culturais e informativos.

  1. Conjunto de documentos relativos à história de país, região, cidade, instituição, família, pessoa, etc.
  2. Recinto onde se guardam esses documentos.
  3. Conjunto de dados digitalizados que pode ser gravado em um dispositivo de armazenamento e tratado como ente único. Arquivos podem conter representações de documentos, figuras estáticas ou em movimento, sons e quaisquer outros elementos capazes de serem digitalizados.

(HOUAISS, Antônio. Dicionário Houaiss da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva,  2004.

Organização de arquivos

Na organização de arquivos, precisamos observar alguns princípios básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade. A preocupação com a segurança de arquivos é imprescindível. Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.

 Reflexão

É muito desagradável ter de encontrar um documento no arquivo, com urgência, e não conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar precisão para quem o consulta. Assim, quem organiza um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa utilizá-lo, garantindo que os documentos sejam localizados com facilidade. Para que isso ocorra, o arquivo precisa ser simples, funcional e de fácil compreensão.

Fonte: Colégio Barbosa

 Classificação de documentos de arquivo.

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

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