Arquivos correntes, intermediários e permanentes

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Arquivos correntes, intermediários e permanentes.

Os ciclos vitais dos documentos compreendem três idades/ fases, a primeira é dos arquivos correntes (valor primário), onde se abriga os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico, a segunda fase é dos arquivos intermediários (valor primário) onde os papéis já ultrapassaram o seu prazo de validade jurídico-administrativa, porém ainda podem ser utilizados pelo seu produtor.

De acordo com a legislação no país, estado ou município, abre-se a terceira idade dos 25 aos 30 anos contando a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação, o recolhimento desses papéis a um local de preservação definitiva é chamado de arquivo permanente (valor secundário).

Arquivo Corrente: Também chamado de arquivos ativos ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.

Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

Arquivo Permanente: Também conhecido como arquivo histórico. É arquivo onde se encontram documentos cujo uso deixou de ser frequente, e que necessitam ser conservados por causa de seu valor histórico, que servem de comprovação de como os fatos evoluíram, disponíveis para consulta. São compostos por todos os documentos que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório, informativo, histórico e de investigação não podem ser destruídos, sendo de conservação permanente ou definitiva.

Um denso arquivo é um universo arqueológico a identificar, descrever e avaliar, de modo a possibilitar a preservação de sua organicidade, de sua integridade física, e a disseminação de informações extraídas de seus elementos, colocando-as em condição de preocupação e uso plenos.

A arquivística, no âmbito dos arquivos permanentes, não dispõe e nem pretende dispor de códigos e tabelas universais preestabelecidos de acondicionamento e definição, pois não trabalha com documentos diversos e nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.

QUESTÕES DE CONCURSOS

Questão 1 – Arquivologia, ciclo vital, teoria das três idades, arquivos correntes

Ano: 2009 Banca: CESPE Órgão: TRE-MA Prova: Técnico Judiciário – Área Administrativa

Os arquivos correntes são

a) formados por documentos com valor secundário.

b) armazenados em depósitos centralizados, localizados distantes dos setores de trabalho onde foram acumulados.

c) transferidos, após o final de sua utilização, aos arquivos permanentes, onde aguardam a destinação final.

d) formados por documentos com prazos precaucionais esgotados.

e) alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.

Questão 2 Arquivologia, teoria das três idades, arquivos permanentes

Ano: 2014 Banca: Quadrix Órgão: SERPRO Prova: Técnico – Suporte Administrativo

Texto Introdutório para resolução da questão.

A gestão de documentos caracteriza-se pela administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.

Diariamente milhares de documentos são produzidos e protocolados veiculando informações de grande valor e, após a consecução dos respectivos processos que lhes deram causa, permanecem arquivados e estão disponíveis para recuperação das informações e preservação da memória institucional.

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A guarda de documentos é uma das funções em que a tecnologia da informação vem atuando com eficiência, no sentido de resolver uma questão crucial no mundo moderno: o espaço físico para armazenar, organizar e gerenciar dados e informações.

O termo arquivo pode ser explicitado como a coleção de documentos produzidos e recebidos por entidades públicas ou privadas, ou ainda por indivíduos, no decorrer de suas atividades e conservados por si ou por quem lhes faça a vez, para eventual necessidade futura. O arquivo onde se encontram documentos cujo uso deixou de ser frequente, e que necessitam ser conservados por causa de seu valor histórico, que servem de comprovação de como os fatos evoluíram, disponíveis para consulta, é conhecido por:

a) arquivo setorial.

b) arquivo obsoleto.

c) arquivo corrente.

d) arquivo intermediário.

e) arquivo permanente.

Questão 3 – Arquivologia e arquivos intermediários

Ano: 2012 Banca: FCC Órgão: TRF – 2ª REGIÃO Prova: Analista Judiciário

No arquivo intermediário,

a) os documentos aguardam sua destinação final.

b) procede-se à avaliação dos documentos.

c) elaboram-se instrumentos de pesquisa.

d) não há restrição de acesso aos documentos.

e) a frequência de uso dos documentos é alta.

RESPOSTAS:

Resposta questão 1: letra e

Resposta da questão 2: letra e

Resposta questão 3: letra a

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