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Tag: gestão de documentos

Gestão de documentos: Diagnósticos

A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas:

1 – Levantamento de dados
2- Análise de dados
3 – Planejamento

4 – Implantação/acompanhamento

o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas.

o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas. Não visa apenas detectar falhas de administração, mas também propõe soluções técnicas para racionalizar o fluxo documental da área pesquisada.

O enfoque do diagnóstico pode ser maximalista (quando visa levantar dados de todas os órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.

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O gerenciamento da informação e a Gestão de documentos

Gerenciamento da informação e a gestão de documentos

O  gerenciamento da informação  e  a  gestão de documentos  englobam um conjunto  de métodos  e  técnicas  arquivísticas, durante  o ciclo  vital dos  documentos, voltadas para o planejamento, classificação, organização,  controle, tramitação, avaliação,  conservação,  coordenação  de recursos  humanos,  materiais  e  operacionais. Assim,  o  gerenciamento  da informação e a gestão de documentos abarcam todas as rotinas da documentação, desde a  sua produção até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento).

A lei 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos, define em seu art. 3º que:

Art.  3º  Considera-­se  gestão  de documentos  o  conjunto  de procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  à  sua  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  em fase corrente  e  intermediária, visando a  sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Dessa forma, com a reunião de todos os aspectos  supracitados, a gestão de documentos  busca  a  eficiência da atividade arquivística para  atingir seus  objetivos  de  organização, conservação e acesso à informação, cumprindo,  assim,  o  disposto  no §2º  do art.  216 da  Constituição da  República Federativa do Brasil (CRFB), que  expressa:  “Cabem à  administração pública, na  forma  da lei,  a  gestão  da documentação  governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

Este texto foi retirado da apostila abaixo que foi desenvolvida por Wagner Leandro Rabello Junior é graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal  do Estado do Rio  de Janeiro  (UNIRIO) e pós­graduando em Administração  Pública  pela  Fundação  Getúlio  Vargas  (FGV)

Tem esta apostila que aprofunda mais: O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

Abaixo tem mais uma complementação que ajudará muito: