Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Mapa Mental
Para ajudar ainda mais seus estudos, estarei fazendo também mapas mentais para ficar ainda mais fácil você passar em um concurso público.
Arquivo Intermediário:
Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.
VISTORIA:
Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou microorganismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos documentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas.
QUESTÕES DE CONCURSOS
Questão 1 – Arquivologia, ciclo vital, teoria das três idades, arquivos correntes
Ano: 2009 Banca: CESPE Órgão: TRE-MA Prova: Técnico Judiciário – Área Administrativa
Os arquivos correntes são
a) formados por documentos com valor secundário.
b) armazenados em depósitos centralizados, localizados distantes dos setores de trabalho onde foram acumulados.
c) transferidos, após o final de sua utilização, aos arquivos permanentes, onde aguardam a destinação final.
d) formados por documentos com prazos precaucionais esgotados.
e) alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.
2) Ordem geográfica (por local ou procedência) – Sistema Direto
O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas regras devem ser adotadas para a correta utilização do método geográfico:
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.
Os métodos de arquivamento tem duas classes: Métodos básicos e métodos padronizados
Métodos Básicos: Alfabético, geográfico, numérico e ideográficos
Métodos padronizados: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.
Organizei todas as postagens de arquivologia que irão cair no concurso do MPU-2018 para facilitar seus estudos.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA MPU 2018:
1 Arquivística: princípios e conceitos.
2.1 Protocolos: recebimento, registro, distribuição tramitação e expedição de documentos.
| QUESTÃO 1 Sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivo |
| Ano: 2018 Banca: FGV Órgão: MPE-AL Prova: Técnico do Ministério Público – Geral |
| Após a criação de um novo órgão público estadual, surge a necessidade de criar um arquivo para a guarda de seus documentos. Como forma de organização do arquivo, o gestor decide utilizar o sistema de arquivamento indireto, em função do grande volume de documentos que serão abrigados.
É um exemplo de uso desse tipo de sistema, o método a) alfabético. b) geográfico. c) dicionarizado. d) numérico. e) enciclopédico. |
| RESPOSTA
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos. Ordem alfabética e Ordem geográfica. Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código. Ordem numérica e Ordem ideográfico. RESPOSTA DA QUESTÃO 1: Alternativa D Caso queira estudar o conteúdo teórico: Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo |
Gestão eletrônica de documentos arquivísticos (GED); sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD)
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Com o avanço das tecnologias, o meio de produção e registro das funções e atividades das instituições e governos passaram a ser em meio eletrônico e principalmente em formato digital. Com isso, o gerenciamento dos documentos convencionais e digitais começa a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Arquivos correntes, intermediários e permanentes.
O ciclo de vida de um documento abrange três idades/ fases.
A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são consultados com frequência e ficam próximo de que utiliza.
A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são pouco usados.
A terceira fase/ idade é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.
Noções fundamentais de arquivo
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades.
Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um arquivo
Na organização de arquivos, precisamos observar alguns princípios básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade. A preocupação com a segurança de arquivos é imprescindível. Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.
Conceituação de Documentos de arquivo
Conceituação e caracterização dos documentos de arquivo (características, gênero, espécie, tipo, natureza do assunto).
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magnética etc.
Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
Documentos públicos são todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos.
Fonte: Ebah
Caracterização dos documentos de arquivo
As características dos documentos de arquivo de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Classificação
Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas), iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes), filmográficos (quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes), sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs), micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas) e informáticos ou digitais (quando o documento está gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf).
Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…
Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…
Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.
Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original.
Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.
Fonte: Arquivo público do Estado do Rio Grande do Sul
Comunicação institucional: atos de correspondência
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos.
No caso os atos de correspondência é uma espécie de documento, que objetivam a execução dos atos normativos (Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei), em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
Questões de concursos: Protocolo
1 CNJ 2013 – CESPE – ANALISTA JUDICIÁRIO – ARQUIVOLOGIA
Acerca de protocolo, julgue os itens subsecutivos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
Certo Errado
2 CNJ 2013 – CESPE – ANALISTA JUDICIÁRIO – ARQUIVOLOGIA
Acerca de protocolo, julgue os itens subsecutivos. O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo.
Certo Errado
Protocolo:
Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.
Pode ser: Centralizado e Descentralizado