2) Ordem geográfica (por local ou procedência) – Sistema Direto O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas regras devem ser adotadas para a correta utilização do método geográfico: Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior localização. Deve-se observar, contudo,…
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares. Os métodos de arquivamento tem duas classes: Métodos básicos e métodos padronizados Métodos Básicos: Alfabético, geográfico, numérico e ideográficos Métodos padronizados: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo. Nesta postagem abordarei apenas os métodos padronizados, mas caso você esteja estudando o tema para concursos, veja…
Organizei todas as postagens de arquivologia que irão cair no concurso do MPU-2018 para facilitar seus estudos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA MPU 2018: 1 Arquivística: princípios e conceitos. 2 Gestão de documentos. 2.1 Protocolos: recebimento, registro, distribuição tramitação e expedição de documentos. Questões comentadas de Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 2.2 Classificação de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. Questões comentadas de Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de temporalidade…
QUESTÃO 1 Sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivo Ano: 2018 Banca: FGV Órgão: MPE-AL Prova: Técnico do Ministério Público – Geral Após a criação de um novo órgão público estadual, surge a necessidade de criar um arquivo para a guarda de seus documentos. Como forma de organização do arquivo, o gestor decide utilizar o sistema de arquivamento indireto, em função do grande volume de documentos que serão abrigados. É um exemplo de uso desse tipo de sistema, o…
Gestão eletrônica de documentos arquivísticos (GED); sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) Gestão Eletrônica de Documentos (GED) Com o avanço das tecnologias, o meio de produção e registro das funções e atividades das instituições e governos passaram a ser em meio eletrônico e principalmente em formato digital. Com isso, o gerenciamento dos documentos convencionais e digitais começa a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento eletrônico de documentos (GED). “Gerenciamento eletrônico de documentos ou…
Arquivos correntes, intermediários e permanentes. Os ciclos vitais dos documentos compreendem três idades/ fases, a primeira é dos arquivos correntes (valor primário), onde se abriga os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico, a segunda fase é dos arquivos intermediários (valor primário) onde os papéis já ultrapassaram o seu prazo de validade jurídico-administrativa, porém ainda podem ser utilizados pelo seu produtor. De acordo com a legislação no país, estado ou município, abre-se a terceira idade dos 25 aos 30…
Noções fundamentais de arquivo Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um arquivo Na organização de arquivos, precisamos observar alguns princípios básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade. A preocupação com a segurança de arquivos é imprescindível. Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio e condições impróprias…
Conceituação de Documentos de arquivo Conceituação e caracterização dos documentos de arquivo (características, gênero, espécie, tipo, natureza do assunto). Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme,…
Comunicação institucional: atos de correspondência Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos. No caso os atos de correspondência é uma espécie de documento, que objetivam a execução dos atos normativos (Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei), em…
Questões de concursos: Protocolo 1 CNJ 2013 – CESPE – ANALISTA JUDICIÁRIO – ARQUIVOLOGIA Acerca de protocolo, julgue os itens subsecutivos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos. Certo Errado 2 CNJ 2013 – CESPE – ANALISTA JUDICIÁRIO – ARQUIVOLOGIA Acerca de protocolo, julgue os itens subsecutivos. O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo. Certo Errado 3 METRÔ/SP 2012 –…
Protocolo: Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos. O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação. Pode ser: Centralizado e Descentralizado Centralização Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local,…
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Antes de existir a Lei n.º 8.159/91, a classificação dos documentos no Brasil era feita segundo o critério de documentos administrativos e/ou históricos, ou seja, os documentos até então não passavam de uma “massa documental”. Com a regulamentação da “Teoria das Três Idades”, os documentos passaram a ter outra forma de tratamento. Tratamento esse que caracterizou uma…
Noções de documentação e arquivo DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOS Para você que trabalha com diferentes documentos de um setor de serviços, é importante rever alguns conhecimentos básicos sobre documentos, documentação e a função social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade é expor sobre os temas documentação, documentos e arquivo. Documentos Os documentos norteiam nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presença e nossas ações no mundo. Vejamos esta trajetória: uma pessoa…
1) Ordem Alfabética (por nomes) – Sistema Direto No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. DICA: Não…
Caso tenha dificuldade sugiro ver o conteúdo desta matéria que esta bem legal: Quer ver o conteúdo teórico sobre Protocolo completo?: CLIQUE AQUI!. Questão 1: Ano: 2015 Banca: UFMT Órgão: DETRAN-MT Prova: Arquivologista São atividades do protocolo: a) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a eliminação de documentos. b) o recebimento, a classificação, a distribuição, o descarte criterioso e a expedição de documentos. c) o recebimento, o registro, a avaliação, o arranjo e a expedição de…
Recebimento: Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de…
TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO –– Anteriormente: tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados. –– Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos –– Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos. Microfilmagem –– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica. –– Economia com espaços físicos –– Instrumento de consulta –– preservar os originais do manuseio…
Tabela de temporalidade Tenho uma postagem com todas as matérias que caem em concursos públicos sobre Arquivologia e seria interessante dar uma olhada: Arquivologia para concursos 2018 Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos…
Arquivo permanente, também conhecido como arquivo histórico [valendo, no uso deste termo “Histórico”, um repensar, tendo em vista que nos Arquivos Permanentes sempre teremos, de fato, o universo de documentos “do passado” que não são, mas poderão vir a ser históricos. Neste Arquivo Permanente os documentos acumulados constituem o Arquivo Vivo que grita para que alguém os levem à história, só que nem todos são ouvidos! Objetivamente, não nasceram histórico. Nenhum documento, em seu nascedouro, é elaborado/gerado com a finalidade…
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc. “A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir…
Arquivo Corrente – também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados. Arquivo Intermediário – conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário,…
A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas: 1 – Levantamento de dados 2- Análise de dados 3 – Planejamento 4 – Implantação/acompanhamento o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas. o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas.…
CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe da Política Nacional de Arquivos e regulamentado pelo decreto n.º 1173 de 19 de Junho de 1994, alterado pelo decreto n.º 1491, de 25 de Abril de 1995, que tem por finalidade: I Definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados; II Exercer a orientação normativa…