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Categoria: Arquivologia

Aqui você encontrará todas mas matérias de arquivologia exatamente como é pedido em concursos

Noções de documentação e arquivo

Noções de documentação e arquivo

DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOS

Para você que trabalha com diferentes documentos de um setor de serviços, é importante rever alguns conhecimentos básicos sobre documentos, documentação e a função social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade é expor sobre os temas documentação, documentos e arquivo.

Documentos

Os documentos norteiam nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presença e nossas ações no mundo. Vejamos esta trajetória: uma pessoa comum, ao longo de sua vida, é possuidora de Registro de nascimento, Cartão de vacinação, Ficha individual escolar, Boletim escolar, Histórico escolar, Identidade, Certidão de casamento, etc.

As instituições, públicas ou privadas, são produtoras, receptoras e, além disso, preservam e guardam grande quantidade de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de existir, mas outros são preservados como memória viva: documentos administrativos e históricos estão arquivados em lugares próprios para isso, tais como: instituições privadas ou públicas, centros de documentação, bibliotecas, etc.

Entendemos por documento, conforme o Dicionário Houaiss Eletrônico, qualquer escrito que possa esclarecer determinado fato ou objeto de valor documental, como construções, peças, papéis, filmes, fotografia, entre outros.

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Parte 2

1) Ordem Alfabética (por nomes) – Sistema Direto

No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes.

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

Regras de alfabetação

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.

São elas:

1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.

Araújo, Marcos Pereira

Carvalho, Lucas Tavares

Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome.

Ferreira, André

Ferreira, João

2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados.

Bom Tempo, Cláudia

Castelo Branco, Humberto de Alencar

Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra.

Santa Cruz, Pedro Henrique

Santo Expedito, João Barbosa

3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.

Pereira, M.

Pereira, Marcelo

4) Artigos e preposições não devem ser considerados.

Anjos, Milton Sousa dos

Costa, Severino Pereira da

Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.

Da Vinci, Leonardo

Del Piero, Fabio

5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.

Araújo Filho, Marcos Pereira

Carvalho Júnior, Lucas Tavares

6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses.

Alves, José Silva dos (Presidente)

Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas.

Camões, Luis Vaz de

Clinton, Bill

8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início.

Bolaños Fuentes, Pablo

Gutierrez Salazar, Juan

9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.

Al Jahzir

Kim Il Sung

10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.

Associação Brasilense de Arquivologia

Globo (O)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.

Congresso de Medicina (Segundo)

Encontro de Arquivistas (IV)

Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.

Encontro de Arquivistas (I)

Encontro de Arquivistas (II

2) Ordem geográfica (por local ou procedência) – Sistema Direto

CONTINUA NA PARTE 3

                   

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Questões comentadas

Caso tenha dificuldade sugiro ver o conteúdo desta matéria que esta bem legal: Quer ver o conteúdo teórico sobre Protocolo completo?: CLIQUE AQUI!.

Questão 1:  Ano: 2015    Banca: UFMT     Órgão: DETRAN-MT    Prova: Arquivologista

São atividades do protocolo:

a) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a eliminação de documentos.

b) o recebimento, a classificação, a distribuição, o descarte criterioso e a expedição de documentos.

c) o recebimento, o registro, a avaliação, o arranjo e a expedição de documentos.

d) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos.

 

Questão 2:   Ano: 2013  Banca: FGV  Órgão: FBN  Prova: Auxiliar de Documentação

As atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo das instituições podem ser centralizadas ou descentralizadas. Quando descentralizadas, essas atividades obedecem aos seguintes critérios:

a) centralização do protocolo e à descentralização dos arquivos.

b) centralização dos arquivos e à descentralização do protocolo.

c) centralização da classificação e à descentralização do protocolo.

d) centralização do protocolo e à descentralização da classificação.

 

Questão 3: Ano: 2013  Banca: IESES  Órgão: SEPLAG-MG  Prova: Agente Governamental

“É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27).”

O texto apresentado é referente ao conceito de:

a) Expedição.

b) Almoxarifado.

c) Patrimônio.

d) Protocolo.

 

Questão 4: Ano: 2014  Banca: CONSULPLAN  Órgão: Prefeitura de Apuiarés – CE  Prova: Agente Administrativo

Independente da forma que a correspondência for distribuída é necessário se ter um controle. Para esse efeito utiliza-se o chamado livro de:

a) Ponto.

b) Atendimento.

c) Protocolo.

d) Controle.

 

Questão 5:   Ano: 2012  Banca: CESGRANRIO  Órgão: TERMOBAHIA  Prova: Técnico de Administração e Controle Júnior

Embora se possa realizar de várias maneiras, a distribuição da correspondência sempre se dará de forma que possa ser controlada.Para chegar a esse resultado,deve-se utilizar aquele que é chamado de livro de :

a) avisos

b) análises

c) atas

d) protocolo

e) ofícios

 

Respostas:

Questão 1: A resposta correta é a letra d

Comentário:

a) errada pq o protocolo não elimina

b) errada pq o protocolo não descarta

c) errada pq o arranjo é a organizaçao de arquivos de caráter permanente e o protocolo trabalha com arquivos correntes

d) correta

Questão 2: A resposta correta é a letra a

Comentário:

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:

  • centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos;
  • descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

 

Questão 3: A resposta correta é a letra d

Comentário:

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Questão 4: A resposta é a letra c

Comentário:

Ponto: controla pessoas

Atendimento: controla o número de atendimento

Protocolo: controla correspondências

Controle: termo geral

Questão 5: A resposta correta é a letra d

Comentário:

PROTOCOLO: Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

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Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Parte 2

Recebimento:

Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pessoal.

Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.

Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos são abertos e analisados, anexando mais informações e assim encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos para seus destinatários.

Tipologias documentais e suportes físicos: Microfilmagem e Automação

TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO

–– Anteriormente: tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados.

–– Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos

–– Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.

Microfilmagem

–– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica,

utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica.

–– Economia com espaços físicos

–– Instrumento de consulta

–– preservar os originais do manuseio

–– Segurança

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

Tabela de temporalidade

Tenho uma postagem com todas as matérias que caem em concursos públicos sobre Arquivologia e seria interessante dar uma olhada: Arquivologia para concursos 2018

Resultado de imagem para tabela de temporalidade de documentos de arquivoTabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.

Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:

os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional);

quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial); e por quanto tempo devem ali permanecer.

Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

Comissão permanente de avaliação de documentos

É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão.

A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.

Características

Arquivos Permanentes

Arquivo permanente, também conhecido como arquivo histórico [valendo, no uso deste termo “Histórico”, um repensar, tendo em vista que nos Arquivos Permanentes sempre teremos, de fato, o universo de documentos “do passado” que não são, mas poderão vir a ser históricos. Neste Arquivo Permanente os documentos acumulados constituem o Arquivo Vivo que grita para que alguém os levem à história, só que nem todos são ouvidos! Objetivamente, não nasceram histórico. Nenhum documento, em seu nascedouro, é elaborado/gerado com a finalidade de ser histórico. Pense! Use corretamente a nominação que corresponda diretamente ao propósito direcionado à construção de Arquivos em suas Três Idades.(Margarete de Souza Rodrigues – UNIRIO – Arquivista – Ex-Gerente da Gestão de Documentação da Prefeitura do Rio de Janeiro]. , são compostos por todos os documentos que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório, informativo, histórico e de investigação não podem ser destruídos, sendo pois de conservação permanente ou definitiva.

Um denso arquivo é um universo arqueológico a identificar, descrever e avaliar, de modo a possibilitar a preservação de sua organicidade, de sua integridade física, e a disseminação de informações extraídas de seus elementos, colocando-as em condição de preocupação e uso plenos.

A arquivística, no âmbito dos arquivos permanentes, nao dispõe e nem pretende dispor de códigos e tabelas universais preestabelecidos de acondicionamento e definição, pois não trabalha com documentos diversos e nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.

Fases do arquivo

Avaliação de documentos

O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.

“A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.” (Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)

Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avaliação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.

Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)

Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística

Arquivos correntes e intermediários

Arquivo Corrente – também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.

Arquivo Intermediário – conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

Comentário: considere que o armazenamento de documentos importa, necessariamente, em determinada motivação, ou seja, você não armazena algo simplesmente por armazenar, não é mesmo ? Assim, este tópico cuida da importância do arquivo sob o prisma da frequência de seu manuseio.

Este texto foi retirado do site Tecnolegis

Gestão de documentos: Diagnósticos

A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas:

1 – Levantamento de dados
2- Análise de dados
3 – Planejamento

4 – Implantação/acompanhamento

o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas.

o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas. Não visa apenas detectar falhas de administração, mas também propõe soluções técnicas para racionalizar o fluxo documental da área pesquisada.

O enfoque do diagnóstico pode ser maximalista (quando visa levantar dados de todas os órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.

E você, qual o concurso você vai fazer? Deixe um comentário para mim, pois posso fazer postagens direcionadas para ele e te ajudar mais. Aproveita também para inscrever seu e-mail para receber conteúdos todos os dias.

Dica: Para você que não esta encontrando o conteúdo que precisa ou prefere estudar por apostilas dá uma olhada no site Apostilas Opção, lá eles tem praticamente todas as apostilas atualizadas de todos os concursos abertos. Caso queira saber por que indico as Apostilas Opção clique aqui!

Legislação arquivística

CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe da Política Nacional de Arquivos e regulamentado pelo decreto n.º 1173 de 19 de Junho de 1994, alterado pelo decreto n.º 1491, de 25 de Abril de 1995, que tem por finalidade:

I – Definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
II – Exercer a orientação normativa visando à Gestão Documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Dentre as competências delegadas ao órgão, destacam-se as seguintes:
• Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do SINAR. Visando à Gestão, à preservação e ao acesso aos documentos da arquivo;
• Promover o inter-relacionamento de arquivos público de privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
• Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legai que preservam o funcionamento e acesso aos arquivos públicos;

• Estimular programas de preservação e gestão de documentos produzido (orgânicos) e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito federal, estadual e municipal, em decorrência da função executiva, legislativa e judiciária;
• Subsidiar a elaboração de planos nacionais nos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário, bem como nos Estado, no Distrito Federal e Municípios;
• Declarar que como de interesse público e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n.º 8159/91.

O gerenciamento da informação e a Gestão de documentos

Gerenciamento da informação e a gestão de documentos

O  gerenciamento da informação  e  a  gestão de documentos  englobam um conjunto  de métodos  e  técnicas  arquivísticas, durante  o ciclo  vital dos  documentos, voltadas para o planejamento, classificação, organização,  controle, tramitação, avaliação,  conservação,  coordenação  de recursos  humanos,  materiais  e  operacionais. Assim,  o  gerenciamento  da informação e a gestão de documentos abarcam todas as rotinas da documentação, desde a  sua produção até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento).

A lei 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos, define em seu art. 3º que:

Art.  3º  Considera-­se  gestão  de documentos  o  conjunto  de procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  à  sua  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  em fase corrente  e  intermediária, visando a  sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Dessa forma, com a reunião de todos os aspectos  supracitados, a gestão de documentos  busca  a  eficiência da atividade arquivística para  atingir seus  objetivos  de  organização, conservação e acesso à informação, cumprindo,  assim,  o  disposto  no §2º  do art.  216 da  Constituição da  República Federativa do Brasil (CRFB), que  expressa:  “Cabem à  administração pública, na  forma  da lei,  a  gestão  da documentação  governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

Este texto foi retirado da apostila abaixo que foi desenvolvida por Wagner Leandro Rabello Junior é graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal  do Estado do Rio  de Janeiro  (UNIRIO) e pós­graduando em Administração  Pública  pela  Fundação  Getúlio  Vargas  (FGV)

Tem esta apostila que aprofunda mais: O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

Abaixo tem mais uma complementação que ajudará muito: