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Categoria: Arquivologia

Aqui você encontrará todas mas matérias de arquivologia exatamente como é pedido em concursos

Conceituação e caracterização dos arquivos

Conceituação de Documentos de arquivo

Conceituação e caracterização dos documentos de arquivo (características, gênero, espécie, tipo, natureza do assunto).

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magnética etc.

Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Documentos públicos são todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos.

Fonte: Ebah

Caracterização dos documentos de arquivo

As características dos documentos de arquivo de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos.

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.

Classificação

Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas), iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes), filmográficos (quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes), sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs), micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas) e informáticos ou digitais (quando o documento está gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf).

Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…

Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…

Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.

Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original.

Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

Fonte: Arquivo público do Estado do Rio Grande do Sul

Comunicação institucional: atos de correspondência

 

Comunicação institucional: atos de correspondência

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos.

No caso os atos de correspondência é uma espécie de documento, que objetivam a execução dos atos normativos (Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei), em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

Protocolo: Questões de concursos

Questões de concursos: Protocolo

1 CNJ 2013 – CESPE – ANALISTA JUDICIÁRIO – ARQUIVOLOGIA

Acerca de protocolo, julgue os itens subsecutivos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.

Certo           Errado

 

2 CNJ 2013 – CESPE – ANALISTA JUDICIÁRIO – ARQUIVOLOGIA

Acerca de protocolo, julgue os itens subsecutivos. O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo.

Certo           Errado

Protocolo: Centralizado e Descentralizado

Protocolo:

Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.

O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.

 

Pode ser: Centralizado e Descentralizado

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 -Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Antes de existir a Lei n.º 8.159/91, a classificação dos documentos no Brasil era feita segundo o critério de documentos administrativos e/ou históricos, ou seja, os documentos até então não passavam de uma “massa documental”. Com a regulamentação da “Teoria das Três Idades”, os documentos passaram a ter outra forma de tratamento. Tratamento esse que caracterizou uma fase tão importante no ciclo vital dos documentos. Fase essa chamada de corrente, ou seja, a gestão de documentos. Referentes a aqueles administrativos. Portanto o tratamento documental no Brasil fica regulamentado e classifica-se em: Corrente, Intermediário e Permanente. Quanto a eliminação dos documentos é segundo a Lei somente permitido pela esfera pública se autorizada pela respectiva esfera de competência, da instituição arquivísticas pública.

É atribuída nessa Lei a competência da administração da documentação pública ou de caráter público às instituições arquivísticas federais, estaduais, do DF e municipais. Á cada Poder é dado a função de gestão, recolhimento, preservação e possibilidade de facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Questões comentadas

Caso tenha dificuldade sugiro ver o conteúdo desta matéria que esta bem legal: Quer ver o conteúdo teórico sobre Protocolo completo?: CLIQUE AQUI!.

Questão 1:  Ano: 2015    Banca: UFMT     Órgão: DETRAN-MT    Prova: Arquivologista

São atividades do protocolo:

a) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a eliminação de documentos.

b) o recebimento, a classificação, a distribuição, o descarte criterioso e a expedição de documentos.

c) o recebimento, o registro, a avaliação, o arranjo e a expedição de documentos.

d) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos.

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NO VÍDEO ABAIXO TEM O TEXTO GRAVADO COM ÁUDIO DO MATERIAL TEÓRICO

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Parte 2

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos

 

Protocolo:

NOVO!! Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Mapa Mental

NOVO!! Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Questões de concursos

 

O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Esta definição caiu no concurso da Câmara de Nova Odessa-SP em 2018 elaborada pela VUNESP.

se preferir no vídeo abaixo tem a postagem em vídeo e áudio:

O protocolo pode ser Centralizado e descentralizado

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Tipologias documentais e suportes físicos: Microfilmagem e Automação

TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO

–– Anteriormente: tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados.

–– Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos

–– Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.

Microfilmagem

–– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica,

utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica.

–– Economia com espaços físicos

–– Instrumento de consulta

–– preservar os originais do manuseio

–– Segurança

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

Tabela de temporalidade

Tenho uma postagem com todas as matérias que caem em concursos públicos sobre Arquivologia e seria interessante dar uma olhada: Arquivologia para concursos 2018

Resultado de imagem para tabela de temporalidade de documentos de arquivoTabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.

Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:

os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional);

quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial); e por quanto tempo devem ali permanecer.

Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

Comissão permanente de avaliação de documentos

É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão.

A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.

Características

Avaliação de documentos

O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.

“A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.” (Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)

Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avaliação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.

Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)

Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística

Arquivos correntes e intermediários

Arquivos correntes e intermediários

O ciclo de vida de um documento abrange três idades/ fases.

A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são consultados com frequência e ficam próximo de que utiliza.

A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são pouco usados.

A terceira fase/ idade é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.

Gestão de documentos: Diagnósticos

A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas:

1 – Levantamento de dados
2- Análise de dados
3 – Planejamento

4 – Implantação/acompanhamento

o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas.

o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas. Não visa apenas detectar falhas de administração, mas também propõe soluções técnicas para racionalizar o fluxo documental da área pesquisada.

O enfoque do diagnóstico pode ser maximalista (quando visa levantar dados de todas os órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.

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