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Categoria: Arquivologia

Aqui você encontrará todas mas matérias de arquivologia exatamente como é pedido em concursos

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

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Tabela de temporalidade

Tenho uma postagem com todas as matérias que caem em concursos públicos sobre Arquivologia e seria interessante dar uma olhada: Arquivologia para concursos 2018

Resultado de imagem para tabela de temporalidade de documentos de arquivoTabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.

Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:

os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional);

quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial); e por quanto tempo devem ali permanecer.

Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

Comissão permanente de avaliação de documentos

É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão.

A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.

Características

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Avaliação de documentos

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O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.

“A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.” (Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)

Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avaliação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.

Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)

Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística

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Arquivos correntes e intermediários

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Arquivos correntes e intermediários

O ciclo de vida de um documento abrange três idades/ fases.

A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são consultados com frequência e ficam próximo de que utiliza.

A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são pouco usados.

A terceira fase/ idade é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.

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Gestão de documentos: Diagnósticos

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A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas:

1 – Levantamento de dados
2- Análise de dados
3 – Planejamento

4 – Implantação/acompanhamento

o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas.

o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas. Não visa apenas detectar falhas de administração, mas também propõe soluções técnicas para racionalizar o fluxo documental da área pesquisada.

O enfoque do diagnóstico pode ser maximalista (quando visa levantar dados de todas os órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.

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Legislação arquivística

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CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe da Política Nacional de Arquivos e regulamentado pelo decreto n.º 1173 de 19 de Junho de 1994, alterado pelo decreto n.º 1491, de 25 de Abril de 1995, que tem por finalidade:

I – Definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
II – Exercer a orientação normativa visando à Gestão Documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Dentre as competências delegadas ao órgão, destacam-se as seguintes:
• Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do SINAR. Visando à Gestão, à preservação e ao acesso aos documentos da arquivo;
• Promover o inter-relacionamento de arquivos público de privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
• Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legai que preservam o funcionamento e acesso aos arquivos públicos;

• Estimular programas de preservação e gestão de documentos produzido (orgânicos) e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito federal, estadual e municipal, em decorrência da função executiva, legislativa e judiciária;
• Subsidiar a elaboração de planos nacionais nos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário, bem como nos Estado, no Distrito Federal e Municípios;
• Declarar que como de interesse público e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n.º 8159/91.

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O gerenciamento da informação e a Gestão de documentos

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Gerenciamento da informação e a gestão de documentos

O  gerenciamento da informação  e  a  gestão de documentos  englobam um conjunto  de métodos  e  técnicas  arquivísticas, durante  o ciclo  vital dos  documentos, voltadas para o planejamento, classificação, organização,  controle, tramitação, avaliação,  conservação,  coordenação  de recursos  humanos,  materiais  e  operacionais. Assim,  o  gerenciamento  da informação e a gestão de documentos abarcam todas as rotinas da documentação, desde a  sua produção até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento).

A lei 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos, define em seu art. 3º que:

Art.  3º  Considera-­se  gestão  de documentos  o  conjunto  de procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  à  sua  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  em fase corrente  e  intermediária, visando a  sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Dessa forma, com a reunião de todos os aspectos  supracitados, a gestão de documentos  busca  a  eficiência da atividade arquivística para  atingir seus  objetivos  de  organização, conservação e acesso à informação, cumprindo,  assim,  o  disposto  no §2º  do art.  216 da  Constituição da  República Federativa do Brasil (CRFB), que  expressa:  “Cabem à  administração pública, na  forma  da lei,  a  gestão  da documentação  governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

Este texto foi retirado da apostila abaixo que foi desenvolvida por Wagner Leandro Rabello Junior é graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal  do Estado do Rio  de Janeiro  (UNIRIO) e pós­graduando em Administração  Pública  pela  Fundação  Getúlio  Vargas  (FGV)

Tem esta apostila que aprofunda mais: O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

Abaixo tem mais uma complementação que ajudará muito:

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Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo

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Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestético.

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Conceitos fundamentais de arquivologia

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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

ARQUIVO

De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:

Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida.

O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.

FUNÇÃO DO ARQUIVO

Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.

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Arquivística: princípios e conceitos

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Arquivística: Princípios e Conceitos

 

Conceito

 

A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de princípios, normas, técnicas e procedimentos para gerenciar as informações no processo de produção, organização, processamento, guarda, utilização, identificação, preservação e uso de documentos de arquivos.

Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo

Princípios

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Preservação, conservação e restauração de documentos de arquivo

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Preservação, conservação e restauração de documentos de arquivo

Em arquivologia existe uma preocupação com a integridade dos documentos ao longo das épocas, com o objetivo de se assegurar o acesso futuro a todos os arquivos. Por este motivo existem os conceitos sobre a preservação, a conservação e a restauração de documentos.

 

ATENÇÃO: Coloquei no final do artigo várias questões de concursos, que recomendo que faça todas, pois além de fixar melhor o conteúdo, você irá entender como este assunto é pedido nos concursos.

Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo

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Classificação de documentos de arquivo

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Classificação de documentos de arquivo

 

Processo de arquivamento: diagnóstico > classificação > ordenação > arquivamento

Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo

A classificação é uma função arquivística que organiza os documentos de arquivo por classes, depois de uma análise feita a partir de um levantamento das funções e atividades de uma organização, ou seja, a classificação de documentos de arquivo é determinada pelas funções e atividades da instituição.

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Questões de Arquivologia

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1 – CESGRANRIO 2015   Liquigás – assistente administrativo

Uma empresa precisa estabelecer alguns princípios para arquivamento de seus documentos, já que o arquivo deve funcionar como o guardião das informações ali existentes.

Os três elementos básicos que envolvem o arquivamento de documentos são:

  • a – registro, emissor e receptor
  • b – documento, local e mídia
  • c – biblioteca, arquivo e fichas
  • d – informação, suporte e documento
  • e – armazenamento, quantidade e volume
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