Tenho uma postagem que explica o manual da redação oficial de modo geral, que seria muito importante você ver também: Correspondência Oficial.

Sugiro que também olhe o Manual de correspondência oficial para você ter uma ideia completo do assunto: Manual de redação da Presidência da República. Tem alguns concursos que abordam apenas alguns temas do manual como o concurso do TRF- ES/RJ, então resolvi fazer temas separados do manual.

Adequação do formato do texto ao gênero

 

3.3. Aviso e Ofício

3.3.2. Forma e Estrutura

        Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vírgula.

        Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República

Senhora Ministra

Senhor Chefe de Gabinete

        Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

        – nome do órgão ou setor;

        – endereço postal;

        – telefone e endereço de correio eletrônico.

Exemplo de Ofício

(297 x 210mm)

Exemplo de Aviso

3.4. Memorando

3.4.2. Forma e Estrutura

        Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

        Exemplos:

        Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

Exemplo de Memorando

 

4. Exposição de Motivos

4.2. Forma e Estrutura

        Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. 3. O Padrão Ofício). O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante.

        A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.

        No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício.

Exemplo de Exposição de Motivos de caráter informativo

  (297 x 210mm)

        Já a exposição de motivos que submeta à consideração do Presidente da República a sugestão de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo – embora sigam também a estrutura do padrão ofício –, além de outros comentários julgados pertinentes por seu autor, devem, obrigatoriamente, apontar:

        a) na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato normativo proposto;

        b) no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema, e eventuais alternativas existentes para equacioná-lo;

        c) na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema.

        Deve, ainda, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos, devidamente preenchido, de acordo com o seguinte modelo previsto no Anexo II do Decreto n^o 4.176, de 28 de março de 2002.

Anexo à Exposição de Motivos do (indicar nome do Ministério ou órgão equivalente) n^o    , de   de       de 200.

1. Síntese do problema ou da situação que reclama providências

 2. Soluções e providências contidas no ato normativo ou na medida proposta

 3. Alternativas existentes às medidas propostas

Mencionar: se há outro projeto do Executivo sobre a matéria; se há projetos sobre a matéria no Legislativo; outras possibilidades de resolução do problema.

4. Custos

Mencionar: se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orçamentária anual; se não, quais as alternativas para custeá-la; se é o caso de solicitar-se abertura de crédito extraordinário, especial ou suplementar; valor a ser despendido em moeda corrente;

5. Razões que justificam a urgência (a ser preenchido somente se o ato proposto for medida provisória ou projeto de lei que deva tramitar em regime de urgência)

Mencionar: se o problema configura calamidade pública; por que é indispensável a vigência imediata; se se trata de problema cuja causa ou agravamento não tenham sido previstos; se se trata de desenvolvimento extraordinário de situação já prevista.

6. Impacto sobre o meio ambiente (sempre que o ato ou medida proposta possa vir a tê-lo)

7. Alterações propostas

8. Síntese do parecer do órgão jurídico

• Com base em avaliação do ato normativo ou da medida proposta à luz das questões levantadas no item 10.4.3.

        A falta ou insuficiência das informações prestadas pode acarretar, a critério da Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, a devolução do projeto de ato normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta.

        O preenchimento obrigatório do anexo para as exposições de motivos que proponham a adoção de alguma medida ou a edição de ato normativo tem como finalidade:

        a) permitir a adequada reflexão sobre o problema que se busca resolver;

        b) ensejar mais profunda avaliação das diversas causas do problema e dos efeitos que pode ter a adoção da medida ou a edição do ato, em consonância com as questões que devem ser analisadas na elaboração de proposições normativas no âmbito do Poder Executivo (v. 10.4.3.).

        c) conferir perfeita transparência aos atos propostos.

        Dessa forma, ao atender às questões que devem ser analisadas na elaboração de atos normativos no âmbito do Poder Executivo, o texto da exposição de motivos e seu anexo complementam-se e formam um todo coeso: no anexo, encontramos uma avaliação profunda e direta de toda a situação que está a reclamar a adoção de certa providência ou a edição de um ato normativo; o problema a ser enfrentado e suas causas; a solução que se propõe, seus efeitos e seus custos; e as alternativas existentes. O texto da exposição de motivos fica, assim, reservado à demonstração da necessidade da providência proposta: por que deve ser adotada e como resolverá o problema.

        Nos casos em que o ato proposto for questão de pessoal (nomeação, promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade, aposentadoria), não é necessário o encaminhamento do formulário de anexo à exposição de motivos.

        Ressalte-se que:

        – a síntese do parecer do órgão de assessoramento jurídico não dispensa o encaminhamento do parecer completo;

        – o tamanho dos campos do anexo à exposição de motivos pode ser alterado de acordo com a maior ou menor extensão dos comentários a serem ali incluídos.

        Ao elaborar uma exposição de motivos, tenha presente que a atenção aos requisitos básicos da redação oficial (clareza, concisão, impessoalidade, formalidade, padronização e uso do padrão culto de linguagem) deve ser redobrada. A exposição de motivos é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente da República pelos Ministros. Além disso, pode, em certos casos, ser encaminhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário ou, ainda, ser publicada no Diário Oficial da União, no todo ou em parte.

5. Mensagem

5.2. Forma e Estrutura

        As mensagens contêm:

        a) a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda:

        Mensagem n^o

        b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda;

        Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,

        c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo;

        d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita.

        A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.

Exemplo de Mensagem

                                                                                                                 (297 x 210mm)

6. Telegrama

6.2. Forma e Estrutura

        Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet.

7. Fax

7.2. Forma e Estrutura

        Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes.

        É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:

 

[Órgão Expedidor] [setor do órgão expedidor] [endereço do órgão expedidor] ________________________________________________________________________________ Destinatário:_____________________________________________________________________     No do fax de destino:_____________________________________ Data:_______/_______/____     Remetente: _____________________________________________________________________    Tel. p/ contato:____________________ Fax/correio eletrônico:____________________________    No de páginas: esta +___________________________No do documento:___________________    Observações:____________________________________________________________________       ______________________________________________________________________________

8. Correio Eletrônico

8.2. Forma e Estrutura

        Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais).

        O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

        Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo..

        Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

8.3 Valor documental

        Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

Para complementar seus estudos sobre correspondência oficial (conforme Manual de Redação da Presidência da República) indico os links abaixo:

• aspectos gerais da redação oficial;
• finalidade dos expedientes oficiais;
• adequação da linguagem ao tipo de documento;
• adequação do formato do texto ao gênero.
• Português para concursos 2017