Protocolo – Questões comentadas
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade.
Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo
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A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas:
1 – Levantamento de dados
2- Análise de dados
3 – Planejamento
4 – Implantação/acompanhamento
o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas.
o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas. Não visa apenas detectar falhas de administração, mas também propõe soluções técnicas para racionalizar o fluxo documental da área pesquisada.
O enfoque do diagnóstico pode ser maximalista (quando visa levantar dados de todas os órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.
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Gerenciamento da informação e a gestão de documentos
O gerenciamento da informação e a gestão de documentos englobam um conjunto de métodos e técnicas arquivísticas, durante o ciclo vital dos documentos, voltadas para o planejamento, classificação, organização, controle, tramitação, avaliação, conservação, coordenação de recursos humanos, materiais e operacionais. Assim, o gerenciamento da informação e a gestão de documentos abarcam todas as rotinas da documentação, desde a sua produção até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento).
A lei 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos, define em seu art. 3º que:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Dessa forma, com a reunião de todos os aspectos supracitados, a gestão de documentos busca a eficiência da atividade arquivística para atingir seus objetivos de organização, conservação e acesso à informação, cumprindo, assim, o disposto no §2º do art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil (CRFB), que expressa: “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
Este texto foi retirado da apostila abaixo que foi desenvolvida por Wagner Leandro Rabello Junior é graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO) e pósgraduando em Administração Pública pela Fundação Getúlio Vargas (FGV)
Tem esta apostila que aprofunda mais: O gerenciamento da informação e a gestão de documentos
Abaixo tem mais uma complementação que ajudará muito: