Correspondência oficial (conforme Manual de Redação da Presidência da República)
Padrão Ofício.
Veremos neste artigo os aspectos gerais da redação oficial como os pronomes de tratamento, signatários, grafias de cargos compostos, vocativo e finalmente o padrão ofício. Todo o conteúdo foi retirado direto do Manual de Redação da Presidência da República.
ATENÇÃO: Fiz algumas observações baseadas em questões recentes de concursos (2020/2019), então sugiro ler o texto até o seu final.
Correspondência Oficial: Padrão Ofício – Questões de concursos
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ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL
1 Panorama da comunicação oficial
Na redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público (este/esta ou aquele/ aquela, Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; e o destinatário dessa comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Executivo ou dos outros Poderes. Além disso, deve-se considerar a intenção do emissor e a finalidade do documento, para que o texto esteja adequado à situação comunicativa.
2 O que é redação oficial?
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos. Neste Manual, interessa-nos tratá-la do ponto de vista da administração pública federal.
3 Atributos da redação oficial
A redação oficial deve caracterizar-se por:
Clareza e precisão: clareza é um texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor e a precisão complementa a clareza, que significa que o texto é bem articulado.
Objetividade: Ser objetivo é ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem voltas e sem redundâncias.
Concisão: Conciso é o texto que consegue transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras.
Coesão e coerência: Percebe-se que o texto tem coesão e coerência quando se lê um texto e se verifica que as palavras, as frases e os parágrafos estão entrelaçados, dando continuidade uns aos outros.
Impessoalidade: Conforme este princípio constitucional, a Administração não deve privilegiar ou prejudicar ninguém privilegiando o interesse público. Apesar de ser escrito por servidor público (pessoalidade) deve expressar a vontade estatal.
Formalidade e padronização: As comunicações devem ser sempre formais, isto é, obedecer a certas regras de forma, inclusive o uso correto das formas de tratamento.
Uso da norma-padrão da língua portuguesa.
COMUNICAÇÕES OFICIAIS
4 Introdução
Veremos os aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial e o padrão ofício.
4.1 Pronomes de tratamento
Tradicionalmente, o emprego dos pronomes de tratamento adota a segunda pessoa do plural, de maneira indireta, para referenciar atributos da pessoa à qual se dirige. Na redação oficial, é necessário atenção para o uso dos pronomes de tratamento em três momentos distintos: no endereçamento, no vocativo e no corpo do texto. No vocativo, o autor dirige-se ao destinatário no início do documento. No corpo do texto, pode-se empregar os pronomes de tratamento em sua forma abreviada ou por extenso. O endereçamento é o texto utilizado no envelope que contém a correspondência oficial.
A seguir, alguns exemplos de utilização de pronomes de tratamento no texto oficial
 Além destes pronomes de tratamento, também costuma cair:
sacerdotes e bispos (V. Revma.(s)) Vossa Reverendíssima Cardeais (V. Ema.(s)) Vossa Eminência. Lembrando que neste manual não consta esta forma de tratamento, mas já caiu em concursos recentes. Os exemplos acima são meramente exemplificativos. A profusão de normas estabelecendo hipóteses de tratamento por meio do pronome “Vossa Excelência” para categorias específicas tornou inviável arrolar todas as hipóteses. |
ATENÇÃO: No dia 11 de abril de 2019 foi publicado o decreto nº 9758 que retirou o vocativo Excelentíssimo e o Vossa excelência nas correspondências oficiais:
Pronome de tratamento adequado
Art. 2º O único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais é “senhor”, independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião.
Parágrafo único. O pronome de tratamento é flexionado para o feminino e para o plural.
 Estou mantendo as tabelas anteriores porque caso seja pedido no edital apenas a referência bibliografia o Manual de Redação da Presidência da República e somente ele, sem nenhuma referência ao Decreto n. 9.758 pode ser interpretado que eles querem o que está escrito no Manual e se valer o Decreto poderá ser passível de anulação a questão. Então para a banca se garantir ela deve divulgar a exigência do decreto. Só acrescentando que esta é minha opinião, baseada em questões anteriores que foram anuladas. |
4.1.1 Concordância com os pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto às concordâncias verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala), levam a concordância para a terceira pessoa. Os pronomes Vossa Excelência ou Vossa Senhoria são utilizados para se comunicar diretamente com o receptor.
Exemplo:
Vossa Senhoria designará o assessor.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.
Exemplo:
Vossa Senhoria designará seu substituto. (E não “Vossa Senhoria designará vosso substituto”)
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com
o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução.
Exemplos:
Se o interlocutor for homem, o correto é: Vossa Excelência está atarefado.
Se o interlocutor for mulher: Vossa Excelência está atarefada.
O pronome Sua Excelência é utilizado para se fazer referência a alguma autoridade (indiretamente).
Exemplo:
A Sua Excelência o Ministro de Estado Chefe da Casa Civil (por exemplo, no endereçamento do expediente)
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4.2 Signatário
Cargos interino e substituto
Na identificação do signatário, depois do nome do cargo, é possível utilizar os termos interino e substituto, conforme situações a seguir: interino é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância; substituto é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou regulamentares do titular. Esses termos devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo.
Exemplos:
Diretor-Geral interino
Secretário-Executivo substituto
Signatárias do sexo feminino
Na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino deve ser flexionado no gênero feminino.
Exemplos:
Ministra de Estado
Secretária-Executiva interina
Técnica Administrativa
Coordenadora Administrativa
4.3 Grafia de cargos compostos
Escrevem-se com hífen:
a) cargos formados pelo adjetivo “geral”: diretor-geral, relator-geral, ouvidor-geral;
b) postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário, segundo-secretário;
c) postos da hierarquia militar: tenente-coronel, capitão-tenente;
| nomes compostos com elemento de ligação preposicionado ficam sem hífen: general de exército, general de brigada, tenente-brigadeiro do ar, capitão de mar e guerra; |
d) cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-presidente, diretor-adjunto, editor-chefe, editor-assistente, sócio-gerente, diretor-executivo;
e) cargos formados por numerais: primeiro-ministro, primeira-dama;
f) cargos formados com os prefixos “ex” ou “vice”: ex-diretor, vice-coordenador.
O novo Acordo Ortográfico tornou opcional o uso de iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente, por exemplo para cargos e títulos (exemplo: o Presidente francês ou o presidente francês). Porém, em palavras com hífen, após se optar pelo uso da maiúscula ou da minúscula, deve-se manter a escolha para a grafia de todos os elementos hifenizados: pode-se escrever “Vice-Presidente” ou “vice-presidente”, mas não “Vice-presidente”.
4.4 Vocativo
O vocativo é uma invocação ao destinatário. Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de vírgula.
Em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder, utiliza-se a expressão Excelentíssimo Senhor ou Excelentíssima Senhora e o cargo respectivo, seguidos de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,
As demais autoridades, mesmo aquelas tratadas por Vossa Excelência, receberão o vocativo
Senhor ou Senhora seguido do cargo respectivo.
Exemplos:
Senhora Senadora,
Senhor Juiz,
Senhora Ministra,
Na hipótese de comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo Senhor ou Senhora e a forma utilizada pela instituição para referir-se ao interlocutor: beneficiário, usuário, contribuinte, eleitor etc.
Exemplos:
Senhora Beneficiária,
Senhor Contribuinte,
Ainda, quando o destinatário for um particular, no vocativo, pode-se utilizar Senhor ou Senhora seguido do nome do particular ou pode-se utilizar o vocativo “Prezado Senhor” ou “Prezada Senhora”.
Exemplos:
Senhora [Nome],
Prezado Senhor,
Em comunicações oficiais, está abolido o uso de Digníssimo (DD) e de Ilustríssimo (Ilmo.).
Evite-se o uso de “doutor” indiscriminadamente. O tratamento por meio de Senhor confere a formalidade desejada.
5 O padrão ofício
Redação de Correspondência oficial (conforme Manual de Redação da Presidência da República):
- aspectos gerais da redação oficial;
- finalidade dos expedientes oficiais;
- adequação da linguagem ao tipo de documento;
- adequação do formato do texto ao gênero.
