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Gestão eletrônica de documentos arquivísticos; sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos

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Gestão eletrônica de documentos arquivísticos (GED); sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD)

Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Com o avanço das tecnologias, o meio de produção e registro das funções e atividades das instituições e governos passaram a ser em meio eletrônico e principalmente em formato digital. Com isso, o gerenciamento dos documentos convencionais e digitais começa a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

“Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos”.

 Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.

A GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma área do conhecimento que está inserida no grande campo da Ciência da Informação e também da TI, sendo resultado dessa interdisciplinaridade.

Enquanto a Ciência da informação “considera a informação, lato sensu, como seu objeto” e a Arquivologia tende a considerar “os arquivos” como seu único objeto (JARDIM, 1995 p. 48), percebemos um forte vínculo entre essas áreas, já que a informação não existe sem um suporte, e visto que o suporte mais a informação caracteriza um documento.

Deste modo, sendo a Arquivologia uma ciência pertencente ao campo da Ciência da Informação, o gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se uma área de estudos tanto para os arquivistas quanto para os analistas de sistemas que o programam.

A criação, controle (classificação, avaliação), manipulação, armazenamento (conservação), acesso, difusão e recuperação da informação cabe ao arquivista procurar o melhor modo de realizar dentro deste sistema eletrônico, evidenciando a importância do trabalho em conjunto destes profissionais no momento da implantação de um sistema GED.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma organização. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.

A ciência arquivística permite a interdisciplinaridade com outras várias áreas do conhecimento. Uma delas é a TI (Tecnologia da Informação) que frequentemente vem sendo introduzida no processo arquivístico devido ao constante avanço tecnológico que vem ocorrendo na sociedade e, portanto dentro de cada organização que produza documentos.

A agilidade e aumento do índice de recuperação das informações e a redução da massa documental são alguns benefícios resultantes dessa união.

JARDIM, J. M. . As relações entre a Arquivística e a Ciência da Informação. Cadernos de Pós Graduação Em Ciência da Informação, 1995

Em decorrência da demanda dos arquivistas e outros profissionais, foi elaborado pelo CTDE (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) o e-ARQ Brasil. O e-ARQ Brasil foi denominado da seguinte forma É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.

Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD)

O SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais, incluindo operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados.

O Glossário da CTDE define sistema de informação como “Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provém acesso à informação”.

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Já o e-ARQ Brasil define sistema de informação como Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

No e-ARQ Brasil, o sistema de gestão arquivística de documentos é definido como Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O conceito de GED foi definido pelo e-ARQ Brasil como Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.

O e-ARQ Brasil explica que o GED e o SIGAD possuem objetivos diferentes. O GED é uma ferramenta que visa controlar e facilitar o fluxo das atividades da instituição, tratando os documentos de compartimentada. Já o SIGAD foca no controle completo do ciclo de vida do documento, tem que ser capaz de manter relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso.

É importante ressaltar que o conceito de gestão de documentos digitais é derivado do conceito de gestão de documentos convencionais, e não uma gestão de documentos diferente.

Vale lembrar também que, da mesma forma que a gestão de documentos convencionais, a gestão de documentos digitais depende do plano de classificação e da tabela de temporalidade.

Podemos perceber que o GED é bem planejado e estruturado com base na gestão de documentos, permitindo uma rápida localização do documento e manuseio facilitado, reduzindo o tempo de procura por uma determinada informação.

Podemos assim dizer que o GED é um mercado em amplo desenvolvimento, onde existe a estruturação das informações, correspondendo a ferramentas e metodologias, principalmente tecnológicas, para gerenciamento dos documentos dentro das organizações.

Segundo Koch (1997, p. 23), “O GED visa a gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem originalmente estar armazenadas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida”. Desta forma nenhum documento de uma organização deve ficar fora do processo do GED, desde os documentos tradicionais em papel até os digitais, englobando todo o ciclo de vida.

Afirma ainda que “GED é a somatória de todas as tecnologias e produtos que visam a gerenciar informação de forma eletrônica”.

O Portal GED.NET (2014), descreve o GED como sendo um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento dos documentos de uma organização em forma digital, sendo esses documentos das mais diversas origens, como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

Segundo Baldan (2002, p 32), as características do GED são:

Possui modo de gerenciamento e visualização de documento em formato digital, seja digitalizado (escanerizado), em processador de texto, planilha, CAD, etc. Um banco de dados que só gerencia as informações contidas em documentos em papel não pode ser considerado um GED;

Utiliza necessariamente computadores;

Não são sistemas restritos somente a documentos acabados no estágio final de aprovação ou com destino ao arquivo. São sistemas que, dependendo de sua necessidade, podem controlar o documento desde a sua criação.

O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documento conserva características visuais e espaciais, e a aparência do documento original em papel. Gerencia o ciclo de vida das informações desde sua criação até o arquivamento, e podem estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. O documento pode ser exibido ou impresso em papel onde e quando necessário em apenas alguns segundos.

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