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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.
Os métodos de arquivamento tem duas classes: Métodos básicos e métodos padronizados
Métodos Básicos: Alfabético, geográfico, numérico e ideográficos
Métodos padronizados: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.
Nesta postagem abordarei apenas os métodos padronizados, mas caso você esteja estudando o tema para concursos, veja também esta postagem, arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.
Métodos padronizados de arquivamento: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.
MÉTODOS PADRONIZADOS:
VARIADEX: Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave.
Ex.: letra O, P, Q – cor azul – no caso de um arquivamento do tipo Souza Neto, a cor será azul devido a segunda letra de entrada. É considerada uma variação do sistema alfabético. As cores não são fixas podendo variar por pais.
AUTOMÁTICO: Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. Usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores. Não é utilizado no Brasil
SOUNDEX: Foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao invés de o serem pela sequência estritamente alfabética. Método baseado no som das palavras, em função da pronúncia e da letra inicial, método criado pela língua inglesa. Busca de sons próximos e semelhantes. Não utilizado no Brasil
MNEMÔNICO: Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. É considerado um método obsoleto
RÔNEO: Conhecido como método híbrido, é um método obsoleto. O seu mecanismo consiste na combinação do método alfanumérico com o numérico ordinário. Combina letras, números e cores.
Veja também esta postagem, arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.
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