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Métodos padronizados de arquivamento

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.

Os métodos de arquivamento tem duas classes:  Métodos básicos e métodos padronizados

Métodos Básicos: Alfabético, geográfico, numérico e ideográficos

Métodos padronizados: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.

Arquivologia para MPU 2018

Organizei todas as postagens de arquivologia que irão cair no concurso do MPU-2018 para facilitar seus estudos.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA MPU 2018:

1 Arquivística: princípios e conceitos.

2 Gestão de documentos.

2.1 Protocolos: recebimento, registro, distribuição tramitação e expedição de documentos.

Questões comentadas de Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Questões comentadas

QUESTÃO 1 Sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivo
Ano: 2018 Banca: FGV Órgão: MPE-AL Prova: Técnico do Ministério Público – Geral
Após a criação de um novo órgão público estadual, surge a necessidade de criar um arquivo para a guarda de seus documentos. Como forma de organização do arquivo, o gestor decide utilizar o sistema de arquivamento indireto, em função do grande volume de documentos que serão abrigados.

É um exemplo de uso desse tipo de sistema, o método

a) alfabético.

b) geográfico.

c) dicionarizado.

d) numérico.

e) enciclopédico.

RESPOSTA 

Os métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos. Ordem alfabética e Ordem geográfica.

Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código. Ordem numérica e Ordem ideográfico.

RESPOSTA DA QUESTÃO 1:  Alternativa D

Caso queira estudar o conteúdo teórico: Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

Comunicação institucional: atos de correspondência

 

Comunicação institucional: atos de correspondência

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos.

No caso os atos de correspondência é uma espécie de documento, que objetivam a execução dos atos normativos (Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei), em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

Protocolo: Centralizado e Descentralizado

Protocolo:

Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.

O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.

 

Pode ser: Centralizado e Descentralizado

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Parte 2

1) Ordem Alfabética (por nomes) – Sistema Direto

No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes.

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

Regras de alfabetação

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.

São elas:

1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.

Araújo, Marcos Pereira

Carvalho, Lucas Tavares

Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome.

Ferreira, André

Ferreira, João

2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados.

Bom Tempo, Cláudia

Castelo Branco, Humberto de Alencar

Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra.

Santa Cruz, Pedro Henrique

Santo Expedito, João Barbosa

3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.

Pereira, M.

Pereira, Marcelo

4) Artigos e preposições não devem ser considerados.

Anjos, Milton Sousa dos

Costa, Severino Pereira da

Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.

Da Vinci, Leonardo

Del Piero, Fabio

5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.

Araújo Filho, Marcos Pereira

Carvalho Júnior, Lucas Tavares

6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses.

Alves, José Silva dos (Presidente)

Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas.

Camões, Luis Vaz de

Clinton, Bill

8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início.

Bolaños Fuentes, Pablo

Gutierrez Salazar, Juan

9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.

Al Jahzir

Kim Il Sung

10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.

Associação Brasilense de Arquivologia

Globo (O)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.

Congresso de Medicina (Segundo)

Encontro de Arquivistas (IV)

Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.

Encontro de Arquivistas (I)

Encontro de Arquivistas (II

2) Ordem geográfica (por local ou procedência) – Sistema Direto

CONTINUA NA PARTE 3

                   

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

Sobre Gestão de documentos:

Classificação de documentos de arquivo.

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Arquivologia: Conteúdo completo

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Questões comentadas

Caso tenha dificuldade sugiro ver o conteúdo desta matéria que esta bem legal: Quer ver o conteúdo teórico sobre Protocolo completo?: CLIQUE AQUI!.

Questão 1:  Ano: 2015    Banca: UFMT     Órgão: DETRAN-MT    Prova: Arquivologista

São atividades do protocolo:

a) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a eliminação de documentos.

b) o recebimento, a classificação, a distribuição, o descarte criterioso e a expedição de documentos.

c) o recebimento, o registro, a avaliação, o arranjo e a expedição de documentos.

d) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos.

 

Questão 2:   Ano: 2013  Banca: FGV  Órgão: FBN  Prova: Auxiliar de Documentação

As atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo das instituições podem ser centralizadas ou descentralizadas. Quando descentralizadas, essas atividades obedecem aos seguintes critérios:

a) centralização do protocolo e à descentralização dos arquivos.

b) centralização dos arquivos e à descentralização do protocolo.

c) centralização da classificação e à descentralização do protocolo.

d) centralização do protocolo e à descentralização da classificação.

 

Questão 3: Ano: 2013  Banca: IESES  Órgão: SEPLAG-MG  Prova: Agente Governamental

“É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27).”

O texto apresentado é referente ao conceito de:

a) Expedição.

b) Almoxarifado.

c) Patrimônio.

d) Protocolo.

 

Questão 4: Ano: 2014  Banca: CONSULPLAN  Órgão: Prefeitura de Apuiarés – CE  Prova: Agente Administrativo

Independente da forma que a correspondência for distribuída é necessário se ter um controle. Para esse efeito utiliza-se o chamado livro de:

a) Ponto.

b) Atendimento.

c) Protocolo.

d) Controle.

 

Questão 5:   Ano: 2012  Banca: CESGRANRIO  Órgão: TERMOBAHIA  Prova: Técnico de Administração e Controle Júnior

Embora se possa realizar de várias maneiras, a distribuição da correspondência sempre se dará de forma que possa ser controlada.Para chegar a esse resultado,deve-se utilizar aquele que é chamado de livro de :

a) avisos

b) análises

c) atas

d) protocolo

e) ofícios

 

Respostas:

Questão 1: A resposta correta é a letra d

Comentário:

a) errada pq o protocolo não elimina

b) errada pq o protocolo não descarta

c) errada pq o arranjo é a organizaçao de arquivos de caráter permanente e o protocolo trabalha com arquivos correntes

d) correta

Questão 2: A resposta correta é a letra a

Comentário:

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:

  • centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos;
  • descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

 

Questão 3: A resposta correta é a letra d

Comentário:

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Questão 4: A resposta é a letra c

Comentário:

Ponto: controla pessoas

Atendimento: controla o úmero de atendimento

Protocolo: controla correspondências

Controle: termo geral

Questão 5: A resposta correta é a letra d

Comentário:

PROTOCOLO: Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Fonte: Qconcursos

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Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Parte 2

Recebimento:

Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.

Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

Registro :

Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome  do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.

Autuação: Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

Classificação: Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria  de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa  é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse  instrumento.

Distribuição:

Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

Tramitação

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Expedição de documentos:

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento.  Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

Separar as cópias, expedindo o original;

Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

Fonte: Concurseiros de maceió

Dica: Este assunto Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos é muito cobrado nas provas, por isso, sugiro que estude bem. Dê uma olhada nos artigos que recomendo abaixo para que você possa acertar todas as questões da prova.

veja aqui questões de concursos e videoaulas da matéria.

Questões de concursos nunca é demais, veja aqui mais questões com comentários 

Protocolo, faz parte da Gestão de documentos então veja também:

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Gestão eletrônica de documentos arquivísticos; sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.

Dica 2: Para você que não esta encontrando o conteúdo que precisa ou prefere estudar por apostilas dá uma olhada no site Apostilas Opção, lá eles tem praticamente todas as apostilas atualizadas de todos os concursos abertos. Caso queira saber por que indico as Apostilas Opção clique aqui!