Curso Arquivologia para concursos – Aula 1
Arquivística: Conceitos e Princípios
Curso Arquivologia para concursos – Aula 1
Arquivística: Conceitos e Princípios
Continuando os estudos sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivos e analisando os métodos de arquivamento, vimos no artigo anterior o método alfabético.
Caso não tenha visto os dois artigos anteriores, recomendo vê-los para melhor compreensão do assunto:
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos
Métodos de arquivamento: Método Alfabético.
Neste artigo veremos o método de arquivamento geográfico.
Lembrando que quando terminar esta série de artigos/ vídeos colocarei dezenas de questões de concursos para que além de praticar seus conhecimentos, você possa entender como este conteúdo é pedido em concursos públicos.
Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo
2) Método geográfico (por local ou procedência)
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Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Mapa Mental
Para ajudar ainda mais seus estudos, estarei fazendo também mapas mentais para ficar ainda mais fácil você passar em um concurso público.
MÉTODOS PADRONIZADOS
Os métodos padronizados são: Variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.
Se preferir, no vídeo abaixo tem a postagem em áudio e vídeo:
MÉTODOS PADRONIZADOS
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Organizei todas as postagens de arquivologia que irão cair no concurso do MPU-2018 para facilitar seus estudos.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA MPU 2018:
1 Arquivística: princípios e conceitos.
2.1 Protocolos: recebimento, registro, distribuição tramitação e expedição de documentos.
QUESTÃO 1 Sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivo |
Ano: 2018 Banca: FGV Órgão: MPE-AL Prova: Técnico do Ministério Público – Geral |
Após a criação de um novo órgão público estadual, surge a necessidade de criar um arquivo para a guarda de seus documentos. Como forma de organização do arquivo, o gestor decide utilizar o sistema de arquivamento indireto, em função do grande volume de documentos que serão abrigados.
É um exemplo de uso desse tipo de sistema, o método a) alfabético. b) geográfico. c) dicionarizado. d) numérico. e) enciclopédico. |
RESPOSTA
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos. Ordem alfabética e Ordem geográfica. Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código. Ordem numérica e Ordem ideográfico. RESPOSTA DA QUESTÃO 1: Alternativa D Caso queira estudar o conteúdo teórico: Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo |
Comunicação institucional: atos de correspondência
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos.
No caso os atos de correspondência é uma espécie de documento, que objetivam a execução dos atos normativos (Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei), em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.
Pode ser: Centralizado e Descentralizado
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade.
Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo
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Questão 1: Ano: 2015 Banca: UFMT Órgão: DETRAN-MT Prova: Arquivologista
a) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a eliminação de documentos.
c) o recebimento, o registro, a avaliação, o arranjo e a expedição de documentos.
d) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos.
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NO VÍDEO ABAIXO TEM O TEXTO GRAVADO COM ÁUDIO DO MATERIAL TEÓRICO
Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos
Protocolo:
NOVO!! Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Mapa Mental
O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
Esta definição caiu no concurso da Câmara de Nova Odessa-SP em 2018 elaborada pela VUNESP.
se preferir no vídeo abaixo tem a postagem em vídeo e áudio:
O protocolo pode ser Centralizado e descentralizado
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TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO
–– Anteriormente: tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados.
–– Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos
–– Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.
Microfilmagem
–– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica,
utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica.
–– Economia com espaços físicos
–– Instrumento de consulta
–– preservar os originais do manuseio
–– Segurança
Tabela de temporalidade
Tenho uma postagem com todas as matérias que caem em concursos públicos sobre Arquivologia e seria interessante dar uma olhada: Arquivologia para concursos 2018
Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.
Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:
os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional);
quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial); e por quanto tempo devem ali permanecer.
Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
Comissão permanente de avaliação de documentos
É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão.
A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.
Características
Arquivo Permanente:
É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. São utilizados para consulta para saber como tudo evoluiu. São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.
“A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.” (Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)
Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avaliação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.
Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)
Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística