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Tag: arquivologia

Métodos padronizados de arquivamento

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares. Os métodos de arquivamento tem duas classes:  Métodos básicos e métodos padronizados Métodos Básicos: Alfabético, geográfico, numérico e ideográficos Métodos padronizados: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo. Nesta postagem abordarei apenas os métodos padronizados, mas caso você esteja estudando o tema para concursos, veja…

Arquivologia para MPU 2018

Organizei todas as postagens de arquivologia que irão cair no concurso do MPU-2018 para facilitar seus estudos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA MPU 2018: 1 Arquivística: princípios e conceitos. 2 Gestão de documentos. 2.1 Protocolos: recebimento, registro, distribuição tramitação e expedição de documentos. Questões comentadas de Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 2.2 Classificação de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. Questões comentadas de Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de temporalidade…

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Questões comentadas

QUESTÃO 1 Sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivo Ano: 2018 Banca: FGV Órgão: MPE-AL Prova: Técnico do Ministério Público – Geral Após a criação de um novo órgão público estadual, surge a necessidade de criar um arquivo para a guarda de seus documentos. Como forma de organização do arquivo, o gestor decide utilizar o sistema de arquivamento indireto, em função do grande volume de documentos que serão abrigados. É um exemplo de uso desse tipo de sistema, o…

Comunicação institucional: atos de correspondência

  Comunicação institucional: atos de correspondência Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos. No caso os atos de correspondência é uma espécie de documento, que objetivam a execução dos atos normativos (Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei), em…

Protocolo: Centralizado e Descentralizado

Protocolo: Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos. O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.   Pode ser: Centralizado e Descentralizado Centralização Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local,…

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Parte 2

1) Ordem Alfabética (por nomes) – Sistema Direto No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. DICA: Não…

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Questões comentadas

Caso tenha dificuldade sugiro ver o conteúdo desta matéria que esta bem legal: Quer ver o conteúdo teórico sobre Protocolo completo?: CLIQUE AQUI!. Questão 1:  Ano: 2015    Banca: UFMT     Órgão: DETRAN-MT    Prova: Arquivologista São atividades do protocolo: a) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a eliminação de documentos. b) o recebimento, a classificação, a distribuição, o descarte criterioso e a expedição de documentos. c) o recebimento, o registro, a avaliação, o arranjo e a expedição de…

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Parte 2

Recebimento: Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de…

Tipologias documentais e suportes físicos: Microfilmagem e Automação

TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO –– Anteriormente: tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados. –– Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos –– Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos. Microfilmagem –– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica. –– Economia com espaços físicos –– Instrumento de consulta –– preservar os originais do manuseio…

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

Tabela de temporalidade Tenho uma postagem com todas as matérias que caem em concursos públicos sobre Arquivologia e seria interessante dar uma olhada: Arquivologia para concursos 2018 Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos…

Arquivos Permanentes

Arquivo permanente, também conhecido como arquivo histórico [valendo, no uso deste termo “Histórico”, um repensar, tendo em vista que nos Arquivos Permanentes sempre teremos, de fato, o universo de documentos “do passado” que não são, mas poderão vir a ser históricos. Neste Arquivo Permanente os documentos acumulados constituem o Arquivo Vivo que grita para que alguém os levem à história, só que nem todos são ouvidos! Objetivamente, não nasceram histórico. Nenhum documento, em seu nascedouro, é elaborado/gerado com a finalidade…

Avaliação de documentos

O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc. “A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir…

Arquivos correntes e intermediários

Arquivo Corrente – também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados. Arquivo Intermediário – conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário,…

Gestão de documentos: Diagnósticos

A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas: 1 – Levantamento de dados 2- Análise de dados 3 – Planejamento 4 – Implantação/acompanhamento o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas. o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas.…

Legislação arquivística

CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe da Política Nacional de Arquivos e regulamentado pelo decreto n.º 1173 de 19 de Junho de 1994, alterado pelo decreto n.º 1491, de 25 de Abril de 1995, que tem por finalidade: I – Definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados; II – Exercer a orientação normativa…

Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo

Acondicionamento Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho. O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados…

Conceitos fundamentais de arquivologia

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA ARQUIVO De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que: Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades. Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de…

Arquivística: princípios e conceitos

Arquivística: Princípios e Conceitos Referência Legislativa Básica: Visite o site do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) Conceito: A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos. Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é chamada arquivística. Há 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre “Arquivística”: a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente pelas organizações, o…

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares. Os métodos de arquivamento tem duas classes:  Métodos básicos e métodos padronizados Métodos Básicos: Alfabético, geográfico, numérico e ideográficos Métodos padronizados: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo. Nesta postagem não estarei abordando os métodos padronizados,…

Preservação, conservação e restauração de documentos de arquivo

1 – DEFINIÇÕES: PRESERVAÇÃO: É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc. CONSERVAÇÃO: É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: Diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc.  CONSERVAÇÃO PREVENTIVA: São intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: Higienização,…

Classificação de documentos de arquivo

Classificação de documentos de arquivos: Classificação de documentos de arquivo: Gênero Espécie Tipologia Natureza do assunto Forma Formatos Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. Gênero Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área…

Questões de Arquivologia

1 – CESGRANRIO 2015   Liquigás – assistente administrativo Uma empresa precisa estabelecer alguns princípios para arquivamento de seus documentos, já que o arquivo deve funcionar como o guardião das informações ali existentes. Os três elementos básicos que envolvem o arquivamento de documentos são: a – registro, emissor e receptor b – documento, local e mídia c – biblioteca, arquivo e fichas d – informação, suporte e documento e – armazenamento, quantidade e volume 2 –  CESPE   2014  TC- DF   Técnico…