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Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Parte 2

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1) Ordem Alfabética (por nomes) – Sistema Direto

No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes.

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

Regras de alfabetação

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.

São elas:

1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.

Araújo, Marcos Pereira

Carvalho, Lucas Tavares

Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome.

Ferreira, André

Ferreira, João

2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados.

Bom Tempo, Cláudia

Castelo Branco, Humberto de Alencar

Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra.

Santa Cruz, Pedro Henrique

Santo Expedito, João Barbosa

3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.

Pereira, M.

Pereira, Marcelo

4) Artigos e preposições não devem ser considerados.

Anjos, Milton Sousa dos

Costa, Severino Pereira da

Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.

Da Vinci, Leonardo

Del Piero, Fabio

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5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.

Araújo Filho, Marcos Pereira

Carvalho Júnior, Lucas Tavares

6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses.

Alves, José Silva dos (Presidente)

Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas.

Camões, Luis Vaz de

Clinton, Bill

8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início.

Bolaños Fuentes, Pablo

Gutierrez Salazar, Juan

9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.

Al Jahzir

Kim Il Sung

10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.

Associação Brasilense de Arquivologia

Globo (O)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.

Congresso de Medicina (Segundo)

Encontro de Arquivistas (IV)

Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.

Encontro de Arquivistas (I)

Encontro de Arquivistas (II

2) Ordem geográfica (por local ou procedência) – Sistema Direto

CONTINUA NA PARTE 3

                   

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

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