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Noções fundamentais de arquivo

Noções fundamentais de arquivo

Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades.

Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um arquivo

Na organização de arquivos, precisamos observar alguns princípios básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade. A preocupação com a segurança de arquivos é imprescindível. Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.

Noções de documentação e arquivo

Noções de documentação e arquivo

DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOS

Para você que trabalha com diferentes documentos de um setor de serviços, é importante rever alguns conhecimentos básicos sobre documentos, documentação e a função social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade é expor sobre os temas documentação, documentos e arquivo.

Documentos

Os documentos norteiam nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presença e nossas ações no mundo. Vejamos esta trajetória: uma pessoa comum, ao longo de sua vida, é possuidora de Registro de nascimento, Cartão de vacinação, Ficha individual escolar, Boletim escolar, Histórico escolar, Identidade, Certidão de casamento, etc.

As instituições, públicas ou privadas, são produtoras, receptoras e, além disso, preservam e guardam grande quantidade de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de existir, mas outros são preservados como memória viva: documentos administrativos e históricos estão arquivados em lugares próprios para isso, tais como: instituições privadas ou públicas, centros de documentação, bibliotecas, etc.

Entendemos por documento, conforme o Dicionário Houaiss Eletrônico, qualquer escrito que possa esclarecer determinado fato ou objeto de valor documental, como construções, peças, papéis, filmes, fotografia, entre outros.

Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo

Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestético.

Arquivística: princípios e conceitos

Arquivística: Princípios e Conceitos

Referência Legislativa Básica: Visite o site do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos)

Conceito:Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.

Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é chamada arquivística.

Há 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre “Arquivística”:

a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente pelas organizações, o que exige uma maior sofisticação dos esquemas de classificação e;

b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento teórico da organização de documentos arquivísticos.

Princípios: Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles:

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.

Os métodos de arquivamento tem duas classes:  Métodos básicos e métodos padronizados

Métodos Básicos: Alfabético, geográfico, numérico e ideográficos

Métodos padronizados: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.

Nesta postagem não estarei abordando os métodos padronizados, mas caso queira aprofundar mais o assunto veja esta postagem: Métodos padronizados de arquivamento.

Métodos Básicos:

Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:

1) Ordem Alfabética (por nome)

2) Ordem Geográfica (por local ou procedência)

3) Ordem Numérica (por números simples ou cronológica)

4) Ordem Ideográfico ou temático (de assunto)

 

Estes métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos. Ordem alfabética e Ordem geográfica.

Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código. Ordem numérica e Ordem ideográfico.

OBS.: Não devemos esquecer do sistema Semidireto que utiliza combinações de letras e números para classificar (Alfanumérico).

1) Ordem Alfabética (por nomes) – Sistema Direto

Continua na parte 2

 

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

Sobre Gestão de documentos:

 

Classificação de documentos de arquivo

Classificação de documentos de arquivos:

Classificação de documentos de arquivo:

  • Gênero
  • Espécie
  • Tipologia
  • Natureza do assunto
  • Forma
  • Formatos

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.