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Classificação de documentos de arquivo

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Classificação de documentos de arquivos:

Índice:

Classificação de documentos de arquivo:

  • Gênero
  • Espécie
  • Tipologia
  • Natureza do assunto
  • Forma
  • Formatos

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.

Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas), iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes), filmográficos (quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes), sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs), micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas) e informáticos ou digitais (quando o documento está gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf).

Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…

Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…

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Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.

Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original.

Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

Fonte: Arquivo público do Estado do Rio Grande do Sul

Sobre Gestão de documentos:

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2 Comentários

  1. danielle oliveira

    Boa tarde vou fazer o concurso da
    Prefeitura de Fazenda Rio Grande/PR e gostaria de conteúdos e vídeo aulas sobre o edital.

    • eder carlos

      Oi Danielle com certeza devo ter muitos conteúdos aqui no site que vai te atender. Na coluna lateral do site eu coloquei as matérias em ordem alfabética e escrita exatamente igual como são pedidas nos editais, dá uma olhada. Qualquer dúvida faz outro comentário
      Abraços

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