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Noções de documentação e arquivo

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Noções de documentação e arquivo

 

DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOS

 

DOCUMENTAÇÃO

 

Documentação é o conjunto de todos documentos

Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo

Documentos: É o registro de informações em um suporte como papel, microfilme ou computador de interesse individual ou de uma organização podendo ser público ou privado.

As instituições públicas ou privadas conservam e guardam muitos documentos para poderem ser utilizados para alguma finalidade específica em um determinado momento.

Ele pode também ser fonte de algo que ensine, prove ou comprove algum fato.

A documentação são métodos que tem a finalidade de produzir, sistematizar, distribuir e utilizar estes documentos.

A finalidade da documentação depende de como foi organizada e de como será utilizada.

 

O ciclo de vida de um documento abrange três idades/ fases:

 

A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são consultados com frequência e ficam próximo de quem utiliza.

A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são pouco usados.

A terceira fase/ idade é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo tendo então um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.

 

ARQUIVO

 

Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma organização pública ou privada ou por uma pessoa, na qual são organizados e preservados.

Todo documento deve ser guardado para serem acessados posteriormente.

Podem ser criados devido a um trabalho executado e são conservados como evidência do passado para fins informativos, culturais ou como prova de alguma contestação futura.

 

Classificação de documentos de arquivo:

 

Os documentos de arquivo são classificados conforme a sua característica:

 

Gênero: textuais (escrito), cartográfico (mapas), iconográfico (imagens estática), Filmográfico (imagem em movimento), sonoro (som), Micrográfico (microformas) e digitais (eletrônico)

 

Espécie: Natureza da informação (certidões, decretos e etc…)

 

Tipologia: configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou ou natureza do conteúdo. Ex.: Ata de reunião de um condomínio

Natureza do assunto: Se é ostensivo (pode ser divulgado sem restrição) e sigiloso.

 

Forma: Estágio de preparação, ou seja, se ele é pré-original (rascunho), original (depende de confirmação, ou pós-original (aprovado).

 

Formato: Características físicas e técnicas. Ex.: Livro

 

 Tipos de arquivos:

Arquivos correntes, intermediários e permanentes.

 

Arquivo Corrente:

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Consta também no artigo 8º § 1º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos público e privados) o seguinte conceito: Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

O arquivo corrente é aquele arquivo que ainda está em uso e ainda é utilizado com frequência, sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam e são conhecidos também como arquivos ativos.

 

Arquivo Intermediário:

 

Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.

Consta também no artigo 8º § 2º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos público e privados) o seguinte conceito: Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

 

Arquivo Permanente:

 

É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. São utilizados para consulta para saber como tudo evoluiu. São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.

As principais atividades dos arquivos permanentes são:

Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.

Preservação: Prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

Acesso: Possibilidade de consulta a documentos e informações

 

Organização de arquivos

 

Os arquivos devem ser organizados com segurança e simplicidade para que seu acesso seja fácil e rápido. Deve-se prestar atenção nas condições de preservação para que o documento não se deteriore e nem se extravie e tomando cuidado com os documentos sigilosos para que seja acessado apenas pelas pessoas autorizadas.

 

Métodos de arquivamento:

 

Os métodos de arquivamento tem duas classes:  Métodos básicos e métodos padronizados

 

Métodos Básicos:

1 Ordem Alfabética (por nome)

2 Ordem Geográfica (por local ou procedência)

3 Ordem Numérica: Podendo ser:

3.1 Método numérico simples: Número do documento ou da pasta em que este foi arquivado.

Ex.: prontuários médicos

3.2 Método numérico cronológico: Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data. Muito usado em repartições públicas.

3.3 Método numérico digito-terminal: A ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente. Caso sejam iguais a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores e assim sucessivamente. 

Ex.: 001.298 Pedrinho Abelha 033.298 Mariazinha Camacho 305.118 Joaninha Pereira 785.654 Joãozinho Cardoso

Ordem de arquivamento:

30.51.18 Joaninha Pereira;

78.56.54 Joãozinho Cardoso;

00.12.98 Pedrinho Abelha;

03.32.98 Mariazinha Camacho.

 

4 Ordem Ideográfico ou temático (de assunto)

 

Métodos padronizados:

Variadex: Nesse método utiliza a associação de letras e cores.

Automático: Nesse método as pastas já indicam as letras do alfabeto e pode-se combinar com números e cores.

Soundex: Ordenadas por som das palavras

Mnemônico e Rôneo: Combinação de letras em lugar de números.

Dicas importantes:

 

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