Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

Data última atualização: 23/01/2017

Esta matéria também é pedida da seguinte forma:

Noções de documentação e arquivologia: Métodos de arquivamento

No final dela coloquei também duas videoaulas bem interessante que complementará seus estudos.

Tenho uma postagem que tem todas as matérias que caem em concursos públicos sobre Arquivologia e seria interessante dar uma olhada: Arquivologia para concursos 2017

E você, qual o concurso você vai fazer? Deixe um comentário para mim, pois posso fazer postagens direcionadas para ele e te ajudar mais. Aproveita também para inscrever seu e-mail para receber conteúdos todos os dias.

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Bons estudos!

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.


Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:

1) Ordem Alfabética (por nome)

2) Ordem Geográfica (por local ou procedência)

3) Ordem Numérica (por números simples ou cronológica)

4) Ordem Ideográfico ou temático (de assunto)

 

Estes métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

  • Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos.
  • Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código.
  1. Ordem Alfabética (por nomes)

No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes.

Regras de alfabetação

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.

São elas:

1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.

Araújo, Marcos Pereira

Carvalho, Lucas Tavares

Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome.

Ferreira, André

Ferreira, João

2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados.

Bom Tempo, Cláudia

Castelo Branco, Humberto de Alencar

Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra.

Santa Cruz, Pedro Henrique

Santo Expedito, João Barbosa

3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.

Pereira, M.

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Pereira, Marcelo

4) Artigos e preposições não devem ser considerados.

Anjos, Milton Sousa dos

Costa, Severino Pereira da

Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.

Da Vinci, Leonardo

Del Piero, Fabio

5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.

Araújo Filho, Marcos Pereira

Carvalho Júnior, Lucas Tavares

6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses.

Alves, José Silva dos (Presidente)

Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas.

Camões, Luis Vaz de

Clinton, Bill

8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início.

Bolaños Fuentes, Pablo

Gutierrez Salazar, Juan

9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.

Al Jahzir

Kim Il Sung

10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.

Associação Brasilense de Arquivologia

Globo (O)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.

Congresso de Medicina (Segundo)

Encontro de Arquivistas (IV)

Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.

Encontro de Arquivistas (I)

Encontro de Arquivistas (II

2) Ordem geográfica (por local ou procedência)

Continua na parte 2

 

Sobre Gestão de documentos:

 

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10 comentários

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  1. VOU FAZER O CONCURSO SAAE -SERVIÇO AUTONOMO DE AGUA E ESGOTO- VALENÇA\BA. 2017.
    ESTAR COBRANDO SOBRE ARQUIVOLOGIA:”PRINCÍPIOS BÁSICOS DE ARQUIVOLOGIA”.

    SERÁ QUE VAI CAIR OS PRINCIPIOS APENAS?

    OBRIGADO

    1. Oi Uelber procurei o edital na internet e não encontrei nada. Este concurso está aberto? Sem esta informação não sei se será só isso. Tenho uma postagem que fala sobre o assunto. http://centraldefavoritos.com.br/2016/09/03/arquivologia-para-concursos-2017/
      Se me mandar o link do edital posso verificar e fazer postagens para você
      Abraços

    • Filipe Nunes da Silva em 11/01/2018 às 5:06 pm
    • Responder

    Ótimo blog, parabéns!
    Estarei fazendo o concurso do Superior Tribunal Militar (STM 17) e se puder passar algo direcionado para esse concurso ficarei grato.
    Desde já, obrigado pela atenção!

    1. Oi Filipe obrigado pelo comentário. Até a semana que vem irei começar a atualizar este concurso, cadastra seu e-mail no site para receber as atualizações.
      Abraços

    • Ana Carla em 11/01/2018 às 11:00 pm
    • Responder

    Muito bom o conteúdo. Parabéns!

    1. Muito obrigado pelo comentário

  2. irei fazer o concurso da aged. e o edital pede apenas:conceiots fundamentais de arquivologia.comunicaçao institucional;atos de correspondencia.gestao de documentos.metodos de arquivo.entao devo aprofundar somente esses assuntos air e nao na arquivologia por completa.

    1. Oi Eliene, normalmente as bancas não podem fugir do que esta no edital, senão a questão pode ser cancelada. O que te sugiro é estudar apenas o que esta no edital e fazer muitos exercícios principalmente da FCC para entender melhor como ela pensa.
      Abraços e espero ter ajudado

    • Andreza Soares em 04/04/2018 às 4:54 pm
    • Responder

    Olá, vou fazer concurso de auxiliar em administração da UFMG e a matéria é :

    NOÇÕES DE ARQUIVO FUNDAMENTOS DA ARQUIVOLOGIA: Conceituação e caracterização dos documentos de arquivo (características, gênero, espécie, tipo, natureza do assunto). Conceituação e caracterização dos arquivos. Natureza da entidade produtora. Princípios arquivísticos. Teoria das três idades.
    GESTÃO DE DOCUMENTOS: Fases da gestão de documentos (produção, utilização e destinação). Funções, rotinas e serviços arquivísticos nas idades corrente e intermediária (protocolo, classificação e ordenação, arquivamento, acondicionamento e armazenamento, empréstimo e consulta, avaliação, eliminação, transferência). Instrumentos de Gestão de Documentos (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos).
    ARQUIVO PERMANENTE: Funções, rotinas e serviços arquivísticos na idade permanente (recolhimento, arranjo, consulta, disseminação e acesso). LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA: Legislação, diretrizes e orientações arquivísticas provenientes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

    1. Oi Andreza estou atualizando este concurso neste link: http://centraldefavoritos.com.br/2018/03/22/concurso-publico-ufmg-2018-conteudo-programatico/
      Eu atualizo vários concursos ao mesmo tempo e as vezes demoro de colocar os links nas postagens, inclusive de matérias já atualizadas.
      Na barra lateral do site tem matérias de arquivologia e estão em ordem alfabética e escrito exatamente como é pedido nos concursos para facilitar a busca. Inclusive tem matérias que você vai estudar. Vou ver se consigo atualizar mais matérias de arquivologia esta semana para poder te ajudar
      Abraços e espero ter ajudado

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