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Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Parte 2

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Recebimento:

Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pessoal.

Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.

Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos são abertos e analisados, anexando mais informações e assim encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos para seus destinatários.

Registro:

 

Todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente  com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.

Depois do registro o documento é numerado (autuado) em ordem de chegada.

Depois de analisado o documento ele é classificado em uma categoria de assunto  para que possam ser achados. Neste momento pode-se ate dar um código a ele.

 

Distribuição:

 

Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa. Caso fosse para fora da empresa seria feita pela expedição.

 

Tramitação

 

A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa.  É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são colocados corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou por exemplo, ajudará a  agilizar a sua localização.

 

Expedição de documentos:

 

A expedição é por onde sai o documento. Deve-se verificar se faltam folhas ou anexos. Também deve numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, pois as cópias são o acompanhamento da tramitação do documento na empresa e serão encaminhadas ao arquivo. As originais são expedidas para seus destinatários.

 

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Protocolo, faz parte da Gestão de documentos então veja também:

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Gestão eletrônica de documentos arquivísticos; sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.

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7 Comentários

  1. Ruthy

    Qual sua referência para essa publicação? De qual literatura você pegou essas informações?
    Estou fazendo um trabalho sobre esse assunto, mas não encontro literatura.

    • eder carlos

      Oi Ruth a maior parte retirei do blog Concurseiros de Maceió. Vou te explicar como faço as postagens: Eu acesso vários sites de referências e blogs e verifico o que é comum a todos, dou uma estudada para compreender melhor e faço uma postagem mais completa e que fique mais fácil a compreensão.Todos os sites geralmente não colocam suas fontes e só quando pegam trechos específicos de algum autor conhecido.Normalmente são professores, especialistas ou mesmo pessoas que aprenderam no decorrer de seus estudos ou experiências.
      Espero ter ajudado

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