Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Parte 2

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Recebimento:

Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.

Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

Registro :

Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome  do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.

Autuação: Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

ClassificaçãoAnálise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria  de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa  é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse  instrumento.

Distribuição:

Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

Tramitação

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Expedição de documentos:

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento.  Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

Separar as cópias, expedindo o original;

Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

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Fonte: Concurseiros de maceió

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Continua na parte 3

                   

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Sobre Gestão de documentos:

Classificação de documentos de arquivo.

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

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Arquivologia: Conteúdo completo

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5 comentários

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  1. Me ajudou bastante!!
    Super recomendo! 😉

    1. Obrigado novamente
      Abraços
      Eder

  2. Qual sua referência para essa publicação? De qual literatura você pegou essas informações?
    Estou fazendo um trabalho sobre esse assunto, mas não encontro literatura.

    1. Oi Ruth a maior parte retirei do blog Concurseiros de Maceió. Vou te explicar como faço as postagens: Eu acesso vários sites de referências e blogs e verifico o que é comum a todos, dou uma estudada para compreender melhor e faço uma postagem mais completa e que fique mais fácil a compreensão.Todos os sites geralmente não colocam suas fontes e só quando pegam trechos específicos de algum autor conhecido.Normalmente são professores, especialistas ou mesmo pessoas que aprenderam no decorrer de seus estudos ou experiências.
      Espero ter ajudado

      1. Muito obrigada por sua resposta, me ajudou bastante. 🙂

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