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Tag: arquivística

Comunicação institucional: atos de correspondência

 

Comunicação institucional: atos de correspondência

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos.

No caso os atos de correspondência é uma espécie de documento, que objetivam a execução dos atos normativos (Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei), em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

Tabela de temporalidade

Tenho uma postagem com todas as matérias que caem em concursos públicos sobre Arquivologia e seria interessante dar uma olhada: Arquivologia para concursos 2018

Resultado de imagem para tabela de temporalidade de documentos de arquivoTabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.

Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:

os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional);

quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial); e por quanto tempo devem ali permanecer.

Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

Comissão permanente de avaliação de documentos

É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão.

A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.

Características

Gestão de documentos: Diagnósticos

A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas:

1 – Levantamento de dados
2- Análise de dados
3 – Planejamento

4 – Implantação/acompanhamento

o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas.

o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas. Não visa apenas detectar falhas de administração, mas também propõe soluções técnicas para racionalizar o fluxo documental da área pesquisada.

O enfoque do diagnóstico pode ser maximalista (quando visa levantar dados de todas os órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.

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Legislação arquivística

CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe da Política Nacional de Arquivos e regulamentado pelo decreto n.º 1173 de 19 de Junho de 1994, alterado pelo decreto n.º 1491, de 25 de Abril de 1995, que tem por finalidade:

I – Definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
II – Exercer a orientação normativa visando à Gestão Documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Dentre as competências delegadas ao órgão, destacam-se as seguintes:
• Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do SINAR. Visando à Gestão, à preservação e ao acesso aos documentos da arquivo;
• Promover o inter-relacionamento de arquivos público de privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
• Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legai que preservam o funcionamento e acesso aos arquivos públicos;

• Estimular programas de preservação e gestão de documentos produzido (orgânicos) e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito federal, estadual e municipal, em decorrência da função executiva, legislativa e judiciária;
• Subsidiar a elaboração de planos nacionais nos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário, bem como nos Estado, no Distrito Federal e Municípios;
• Declarar que como de interesse público e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n.º 8159/91.

Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo

Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestético.

Arquivística: princípios e conceitos

Arquivística: Princípios e Conceitos

Referência Legislativa Básica: Visite o site do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos)

Conceito:Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.

Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é chamada arquivística.

Há 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre “Arquivística”:

a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente pelas organizações, o que exige uma maior sofisticação dos esquemas de classificação e;

b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento teórico da organização de documentos arquivísticos.

Princípios: Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles:

Questões de Arquivologia

1 – CESGRANRIO 2015   Liquigás – assistente administrativo

Uma empresa precisa estabelecer alguns princípios para arquivamento de seus documentos, já que o arquivo deve funcionar como o guardião das informações ali existentes.

Os três elementos básicos que envolvem o arquivamento de documentos são:

  • a – registro, emissor e receptor
  • b – documento, local e mídia
  • c – biblioteca, arquivo e fichas
  • d – informação, suporte e documento
  • e – armazenamento, quantidade e volume

2 –  CESPE   2014  TC- DF   Técnico de Administração Pública

O tipo documental está relacionado à fusão da espécie documental com a função do documento.

Certo

Errado

3 – FCC – 2014  TRT – PB  Analista judiciário

De acordo com o grau de concentração das informações,

Schellenberg classifica os documentos em

A – intensivos e extensivos.

B – simples e múltiplos.

C – unitários e processuais.

D – singulares e plurais.

E – temporários e duradouros.