Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Parte 3

2) Ordem geográfica (por local ou procedência) – Sistema Direto

O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas regras devem ser adotadas para a correta utilização do método geográfico:

Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior localização. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um mesmo estado ou país deverão ser organizadas de forma alfabética, mas mantendo a capital no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade mais procurada e com o maior número de documentos.

Exemplo:

Bahia:

Salvador

Ilhéus

Itabuna

Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a separação por estado, não há a necessidade de se colocar as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome.

Exemplo:

Anápolis (Goiás)

Crato (Ceará)

Custódia (Pernambuco)

Vitória (Espírito Santo)

3 – Ordem numérica – Sistema indireto

Método numérico simples: Como o próprio nome diz, é aquele em que os documentos são ordenados por número. Na utilização deste método, pode-se optar por três maneiras distintas: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

O método numérico simples é adotado quando a organização é feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado. É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes.

Método numérico cronológico: Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado daí em diante de processo. Nesse método, também é possível o reaproveitamento de numeração, desde que seja da mesma data. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea(*). As vantagens desse método são maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

(*)Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica

Método numérico digito-terminal: No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários dígitos, o método numérico simples acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do documento.

Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal, onde a ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente.

A seguir, temos um exemplo prático da utilização do método dígito-terminal.

14-25-01

78-44-10

22-26-28

Observe que a ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos.

Quanto estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores. O método numérico cronológico é aquele utilizado para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

4 – Ordem ideográfico ou temático (por assunto) – Sistema indireto

O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto. É também um método muito utilizado no dia-a-dia das instituições.

O método ideográfico tem algumas subdivisões que serão detalhadas a seguir:

Na organização por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica.

A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico). Observe a seguir a diferença entre os dois métodos.

Suponha que um setor separou seus documentos por assunto, onde foram criadas as seguintes pastas:

– Férias

– Contas a pagar

– Aposentadoria

– Empréstimos bancários

– Licença médicas

– Contas a receber

– Freqüência

– Licença maternidade

– Empréstimos rurais

A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se dar em um único nível ou em níveis hierarquizados, de acordo com a conveniência do usuário. Na prática, a ordenação será efetivada da seguinte forma: