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Protocolo: Centralizado e Descentralizado

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Protocolo:

Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.

O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.

 

Pode ser: Centralizado e Descentralizado

Centralização

Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.

Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

  • treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;
  • maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos;
  • nítida delimitação de responsabilidades;
  • constituição de conjuntos arquivísticos mais completos;
  • redução dos custos operacionais;

A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, às vezes em áreas geográficas diferentes – agências, filiais, delegacias – carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.

 

Descentralização

Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.

O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção, Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções.

Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema, deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.

 

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A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:

  • centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos;
  • descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição de documentos correntes.

 

Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.

Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue à sua guarda e por todas as operações de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossiês, controle de empréstimos, preparo para transferência etc.

Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão conte com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos.

Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

 

Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramitação dos documentos etc.

Nesse caso, o órgão de protocolo e comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona como agente de recepção e expedição, mas apenas no que se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativa da instituição.

A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.

Fonte: Arquivologia em Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

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