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Categoria: Arquivologia

Aqui você encontrará todas mas matérias de arquivologia exatamente como é pedido em concursos

Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo

Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestético.

Conceitos fundamentais de arquivologia

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

ARQUIVO

De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:

Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida.

O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.

FUNÇÃO DO ARQUIVO

Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.

Arquivística: princípios e conceitos

Arquivística: Princípios e Conceitos

Referência Legislativa Básica: Visite o site do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos)

Conceito:Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.

Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é chamada arquivística.

Há 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre “Arquivística”:

a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente pelas organizações, o que exige uma maior sofisticação dos esquemas de classificação e;

b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento teórico da organização de documentos arquivísticos.

Princípios: Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles:

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.

Os métodos de arquivamento tem duas classes:  Métodos básicos e métodos padronizados

Métodos Básicos: Alfabético, geográfico, numérico e ideográficos

Métodos padronizados: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.

Nesta postagem não estarei abordando os métodos padronizados, mas caso queira aprofundar mais o assunto veja esta postagem: Métodos padronizados de arquivamento.

Métodos Básicos:

Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:

1) Ordem Alfabética (por nome)

2) Ordem Geográfica (por local ou procedência)

3) Ordem Numérica (por números simples ou cronológica)

4) Ordem Ideográfico ou temático (de assunto)

 

Estes métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos. Ordem alfabética e Ordem geográfica.

Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código. Ordem numérica e Ordem ideográfico.

OBS.: Não devemos esquecer do sistema Semidireto que utiliza combinações de letras e números para classificar (Alfanumérico).

1) Ordem Alfabética (por nomes) – Sistema Direto

Continua na parte 2

 

DICA: Não se esquece de fazer as questões comentadas para fixar melhor o conteúdo

Sobre Gestão de documentos:

 

Preservação, conservação e restauração de documentos de arquivo

1DEFINIÇÕES:

PRESERVAÇÃO: É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc.

CONSERVAÇÃO: É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: Diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc.

 CONSERVAÇÃO PREVENTIVA: São intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: Higienização, pequenos reparos, acondicionamento, etc.

RESTAURAÇÃO: É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

2 – AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL:

Internos:Estão ligados diretamente a composição do papel tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem, resíduos químicos não eliminados, partículas metálicas, ou seja, todos os componentes que fazem parte do papel.

Externos:São os agentes físicos e biológicos, tais como: radiação ultravioleta, temperatura e umidade relativa, poluição, microorganismos, insetos, roedores, o homem, etc.

Classificação de documentos de arquivo

Classificação de documentos de arquivos:

Classificação de documentos de arquivo:

  • Gênero
  • Espécie
  • Tipologia
  • Natureza do assunto
  • Forma
  • Formatos

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.

Questões de Arquivologia

1 – CESGRANRIO 2015   Liquigás – assistente administrativo

Uma empresa precisa estabelecer alguns princípios para arquivamento de seus documentos, já que o arquivo deve funcionar como o guardião das informações ali existentes.

Os três elementos básicos que envolvem o arquivamento de documentos são:

  • a – registro, emissor e receptor
  • b – documento, local e mídia
  • c – biblioteca, arquivo e fichas
  • d – informação, suporte e documento
  • e – armazenamento, quantidade e volume

2 –  CESPE   2014  TC- DF   Técnico de Administração Pública

O tipo documental está relacionado à fusão da espécie documental com a função do documento.

Certo

Errado

3 – FCC – 2014  TRT – PB  Analista judiciário

De acordo com o grau de concentração das informações,

Schellenberg classifica os documentos em

A – intensivos e extensivos.

B – simples e múltiplos.

C – unitários e processuais.

D – singulares e plurais.

E – temporários e duradouros.